FAQ - FP Sign for Datev

Ja, ein Parallelbetrieb ist problemlos möglich. Die Anwendungen laufen in getrennten Ordnern und stören sich nicht.

Dies eignet sich besonders, wenn Sie FP Sign 2.0 bereits testen möchten (z.B. durch einen Key-User), während die restliche Kanzlei noch mit der Version 1.0 arbeitet. Die Version 2.0 erkennen Sie am roten Viereck mit weißen Schriftzeichen, während die Version 1.0 das rote FP-Symbol trägt.

Der Connector startet standardmäßig mit Windows. Um dies zu deaktivieren:

1. Drücken Sie Steuerung + Alt + Entfernen.
2. Öffnen Sie den Task-Manager.
3. Wechseln Sie in den Reiter Autostart.
4. Wählen Sie den FP Sign DATEV Connector aus und klicken Sie auf Deaktivieren.

Hinweis: Je nach IT-Richtlinie benötigen Sie hierfür ggf. Administratorrechte. Wenn Sie sich aktiv wieder am Connector anmelden, wird dieser oft automatisch wieder in den Autostart aufgenommen.

Ja, bei DATEVasp und PARTNERasp kann unsere Schnittstelle installiert und verwendet werden. Hierzu stehen Ihnen ebenfalls Ihre DATEV ASP-Ansprechpartner zur Verfügung.

Ja, die Nutzung des FP Sign DATEV Connectors ist bei DATEV-SmartIT möglich. 

Sprechen Sie dazu mit Ihrem DATEV-Ansprechpartner, damit die Schnittstelle auch bei Ihnen installiert wird.

DATEVconnect (kostenfrei) wird für den Weg zu FP Sign benötigt. DATEVconnect DMS (kostenpflichtig) wird für den Weg von FP Sign zurück in DATEV benötigt. 

Die Schnittstelle ist über den DATEV Shop bestellbar.

Folgen Sie hierfür am Besten den Anleitung der DATEV. Hier finden Sie alle Informationen über die Installation und Einrichtung zu DATEVconnect. 

Um Dokumente aus dem DATEV DMS abzurufen benötigen Sie neben DATEVconnect auch DATEVconnect Dokumentenmanagement. Dies finden Sie im DATEV Marktplatz. 

Nach der Installation kann sich der FP Sign DATEV Connector mit DATEVconnect verbinden.

Nein, ein Neustart ist nur nötig, wenn gerade weitere Benutzer am System angemeldet sind.

Ja, der FP Sign DATEV Connector muss mit DATEVconnect verbunden werden. 

Dies können Sie über das Windows Startmenü unter "FP Sign DATEV Connector konfigurieren".

Für den FP Sign DATEV Connector ist nur ein FP Sign Konto mit gebuchtem Steuerberater-Bundle und das Recht "Workflowersteller" notwendig. 

Das Bundle erhalten Sie auf unsere Webseite und das Recht können Sie in der FP Sign Administration verwalten.

Wenn im Connector nur "Unterzeichnen" (mit Passwort) statt "Unterzeichnen ohne Anmeldung mit MobileTAN" verfügbar ist, liegt das daran, dass im FP Sign Backend keine Mobilfunknummer für diesen Empfänger hinterlegt ist. Die Nummer in den DATEV-Stammdaten wird aus rechtlichen Gründen (eIDAS: alleinige Kontrolle des Nutzers) nicht automatisch synchronisiert, wenn der Nutzer bereits existiert.

Lösung:

• Nutzen Sie die Funktion "Neue Mobilfunknummer hinterlegen" auf der Login-Seite (unten rechts).
• Oder schreiben Sie eine E-Mail an unseren Support mit der Bitte um Nachtrag der Nummer.

Sie können in Ihren Word-Vorlagen Texte wie Unterschrift1 hinterlegen. Der Connector erkennt diese und platziert dort automatisch das Signaturfeld (160x160 Pixel, linksbündig zum Text).

Tipp für unsichtbare Platzhalter:
Färben Sie den Text nicht rein weiß (RGB 255, 255, 255), da manche PDF-Tools "leeren" Text löschen. Nutzen Sie stattdessen einen fast weißen Ton, z.B. RGB 255, 255, 254. Für das menschliche Auge ist dies unsichtbar, aber technisch bleibt der Text erhalten.

Ja, das ist auf zwei Wegen möglich:

• Über den Connector: In der "Vorgangsübersicht" den Vorgang suchen → Rechtsklick → "Einladung erneut versenden".
• Über das Web-Portal: In "Offene Anfragen" → Aktion wählen → "Historie ansehen" → "Einladung erneut versenden".

Transparente Signaturen (PNG) sind wichtig, damit Linien oder Text im Dokument nicht überdeckt werden. Sie können diese mit gängigen Grafikprogrammen wie GIMP erstellen (Funktion: Farbe zu Transparenz).

Wichtig: Bei der Nutzung des PDF/A-Formats sind technisch keine transparenten Signaturen möglich. Hier wird der Hintergrund immer weiß dargestellt.

Es können nur Datensätze ausgewählt werden, bei denen zumindest Vorname, Nachname und E-Mail Adresse in den Stammdaten hinterlegt sind.

Der FP Sign DATEV DMS Connector prüft die Daten und lässt nur die Signaturoptionen zu, die auf Basis dieser Daten möglich sind.

Wenn in den Stammdaten und auch in FP Sign beispielsweise keine Telefonnummer hinterlegt ist, werden keine Optionen angezeigt, die eine MobileTAN beinhalten. 

Sollte ein Teilnehmer die QES in seinem FP Sign Konto konfiguriert haben, wird auch die qualifizierte Fernsignatur angezeigt, usw.

Die DATEV-Anbindung übergibt die Dokumente sowie Stammdaten direkt aus dem DMS über DATEVconnect an FP Sign, wo diese weiterverarbeitet werden.

Nach Abschluss des Signaturvorgangs übergibt FP Sign die Dokumente wieder in das DATEV DMS.

Die Authentifizierung wird mittels NTLM (Domänenanmeldung) vorgenommen.

Innerhalb des Mandanten werden Kanzlei-Mitarbeiter auf Basis der in den DATEV Stammdaten zugeordneten Zuständigkeiten bestimmt. 

Die Stammdaten können Sie dann als Signaturempfänger auswählen. Mitarbeiter, die dem Mandanten nicht zugeordnet sind, werden bei der Auswahl nicht angezeigt, können aber vor dem Start des FP Sign Workflows manuell hinzugefügt werden.

Ja, die versendeten Anfragen und signierten Dokumente werden im DATEV DMS wird immer als letzter Stand abgelegt. Die signierte Datei ist somit auch direkt bei Ihnen im DMS archiviert. 

Das Ursprungsdokument kann im DATEV DMS in der Revisionshistorie (Rechtsklick auf das Dokument) eingesehen oder auch wiederhergestellt werden.

Im Gegensatz zum DATEV DMS kann die Dokumentenablage keine Dateien (wie den Bericht) an das signierte Dokument anhängen.

Workaround:
Stellen Sie im Profil unter "Erweiterte Benachrichtigungen" auf Nein. Sie erhalten dann bei Abschluss keine Mail mit dem Dokument (das liegt ja schon in DATEV), sondern nur den Workflow-Bericht. Richten Sie in Outlook eine Regel ein, die diese Abschluss-Mails automatisch in einem Archiv-Ordner in der Dokumentenablage speichert.

Ja, Sie können eine Lizenz für ein Sammelpostfach nutzen, auf das mehrere Mitarbeiter zugreifen.
Empfehlung: Beschränken Sie den Zugriff auf max. 5 gleichzeitige Nutzer, um Fehler bei gleichzeitigen Sende-Vorgängen zu vermeiden. Für eine permanente Synchronisation (auch wenn niemand eingeloggt ist) empfehlen wir den Agent Service.

Im Profil unter Autodelegation können Sie eine Vertretung sowie einen Zeitraum definieren. Alle eingehenden Signaturanfragen werden dann automatisch an den Vertreter weitergeleitet. Der Absender wird darüber informiert, und Sie erhalten eine Zusammenfassung aller Vorgänge.

Die Lizenzprüfung des FP Sign DATEV Connector passiert alle paar Minuten. 

Warten Sie ca. 15 Minuten und starten Sie dann den FP Sign DATEV Connector neu.

Nein, sollte die Demo ablaufen bleiben alle vorherigen Einstellungen erhalten und diese werden bei gebuchter Lizenz wieder aktiviert.

Nach der Buchung erhalten Sie in Ihrer Auftragsbestätigung alle Informationen, die wir für die Umsetzung brauchen. 

Wir senden Ihnen außerdem Formulare zu, um Eckdaten wie Farbe, Logo Design etc. abzufragen. 

Die Inhalte unserer FP Sign für DATEV Bundles finden Sie auf unserer Seite für Steuerberater.

Der FP Sign DATEV Connector ist kostenlos in jedem unserer DATEV-Bundles enthalten. 

Alle Informationen über den Erhalt unseres FP Sign DATEV Connectors bekommen Sie in Ihrer Auftragsbestätigung. 

Einen Überblick zu unseren FP Sign für DATEV Bundles finden Sie auf unserer Seite für Steuerberater.

Die neueste Version des FP Sign DATEV Connectors ist über mehrere Wege abrufbar:

1. Vorab informieren wir unsere Kunden im FP Sign Newsletter über die neuesten Infos und Updates und wenn ein Release bevorsteht
2. Der FP Sign DATEV Connector besitzt eine Updatefunktion. Ist ein Update verfügbar kriegen Nutzer eine Windows-Benachrichtigung und im Programm eine Mitteilung.
3. Über unsere Website können Sie ebenfalls die neueste Version des FP Sign DATEV Connectors herunterladen.

Standardmäßig synchronisiert der FP Sign DATEV Connector alle Signaturvorgänge, die über den jeweiligen Connector gestartet wurden. Die finale Synchronisation mit dem DATEV DMS findet daher erst statt, wenn genau dieser Benutzer wieder an dem selben PC angemeldet ist.

Wichtiger Hinweis: Die Nutzung eines allgemeinen Funktionspostfachs als geteilter Account löst dieses spezifische Problem innerhalb des DATEV Connectors nicht. Jeder Nutzer sieht im Connector weiterhin nur die von ihm selbst gestarteten Vorgänge.

Die Lösung für eine mitarbeiterunabhängige Bearbeitung ist unser kostenpflichtiges Add-on, der Agent Service. Er agiert als zentraler Serverdienst und stellt sicher, dass alle Vorgänge Betriebsweit überwacht und synchronisiert werden – unabhängig von der Anwesenheit einzelner Mitarbeiter.

Ihre Vorteile durch den Agent Service:

• Zentrale Überwachung: Alle Signaturvorgänge werden von einem zentralen Dienst überwacht.
• Mitarbeiterunabhängigkeit: Ein Vorgang wird automatisch synchronisiert, auch wenn der Ersteller nicht angemeldet ist.
• Kanzleiweite Übersicht: Berechtigte Nutzer können eine Übersicht aller laufenden Signaturanfragen der Kanzlei einsehen.

Bei Interesse kann Ihr FP Sign Administrator das Add-on direkt im Self-Service-Portal hinzubuchen. 

Bitte prüfen Sie die folgenden Punkte: 

1. Öffnen Sie die Einstellungen des FP Sign DATEV Connectors und prüfen Sie unter DMS Status, ob der Status eingestellt ist 
2. Ist der konfigurierte Status als Folgestatus zum aktuellen Dokumentenstatus erlaubt 
3. Wie ist der Status der Signaturanfrage innerhalb des FP Sign DATEV Connectors unter der Übersicht der Vorgänge? Ggfs. hilft der Klick auf Vorgänge aktualisieren oder updaten. Sollte auch dies nicht helfen, kontaktieren Sie uns bitte mit Ihren Logdateien. Der Speicherort kann über die Konfiguration (Logs) geöffnet werden.

Ja, der FP Sign DATEV Connector ermöglicht auch die Einbindung des E-Mailservers auch bei DATEVasp. Hier wird zumeist der Versand von E-Mails über einen sog. SPF-Record eingesetzt.

Ja, FP Sign ist eine Cloud Software gehostet als SaaS-Lösung. FP Sign kann beispielsweise per REST-API, ähnlich wie im FP Sign DATEV Connector (der Schnittstelle von FP Sign zum DATEV DMS) in Ihre führende Fachsoftware integriert werden.

FP Sign war beispielsweise als Gast bei dem Podcast von Meisterkanzlei Lang. Daneben finden Sie auf dem DATEV Marktplatz viele nützliche Informationen zu unserem FP Sign DATEV Connector. 

In unserem exklusiven und kostenfreien Webinar für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer können Sie mit vielen weiteren Interessenten einen Live-Einblick in unsere Lösung bekommen.

In unserem unserem exklusiven und kostenfreien Webinar zeigen wir Ihnen live die Nutzung des FP Sign DATEV Connectors.