FAQ - FP Sign

Ja, die elektronische Signatur ist rechtswirksam gemäß der eIDAS-Verordnung. Sie definiert einheitliche Rahmenbedingungen, anhand derer elektronische Identifizierungsmöglichkeiten und Vertrauensdienste über Landesgrenzen hinweg genutzt werden können. 

FP Sign erfüllt die Anforderungen der eIDAS, die seit dem 1. Juli 2016 in Kraft ist, für die verwendeten PaDES Signaturen (ETSI TS 119 142-1 oder DIN EN 319 142-1:2016-08). eIDAS bietet Anwendern den großen Vorteil einer europaweit rechtlichen Absicherung. Konkrete Anwendungsfälle sind zum Beispiel grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen. 

Über unsere Partner Bundesdruckerei und Swisscom erfüllt FP Sign außerdem die Anforderungen des Vertrauensdienstegesetzes (VDG). 

Sie als Anwender können das Sicherheitsniveau und damit die Beweiswirkung und Rechtsgültigkeit eines Dokuments durch die Auswahl der Signaturart selbst bestimmen.

Es gibt drei verschiedene Signaturlevel, mit denen Sie digitale Dokumente elektronisch signieren können. 

Die einfache elektronische Signatur (SES, Simple electronic signature) ist gleichsam mit einem Bild, dass Sie in Ihr Dokument einfügen. 

Visuell ist Ihre Unterschrift zwar im Dokument, jedoch ist die Signatur und das Dokument manipulierbar und hat daher Sie keine Beweiskraft. Mit FP Sign möchten wir ausschließlich die höchsten Sicherheitsstandards verfolgen und bieten daher ausschließlich höherwertige Signaturvarianten an. 

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES, Advanced Electronic Signature): Diese sichert sowohl dem Absender als auch dem Empfänger die Integrität des Dokumentes zu. 

Eine Prüfung der Signatur zeigt an, dass es nicht verändert wurde – im Fall einer Manipulation würde sie ungültig. 

Entscheiden Sie sich als Absender für eine zusätzliche Absicherung per SMS-TAN-Verfahren, erhöhen Sie damit zudem die Sicherheit der Identität Ihres Gegenübers – Sie stellen damit also zusätzlich sicher, dass Ihr Dokument von der Person signiert wird, die Sie damit erreichen wollen. 

Die fortgeschrittene Signatur ist für einen Großteil aller Dokumente in Deutschland ausreichend (z.B. für Angebote und Beauftragungen, Maklerdokumente, Lieferscheine, Beschaffungen, Urlaubsanträge etc.). 

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES, Qualified Electronic Signature): Das höchste und sicherste Signaturlevel in Europa. Um eine solche Signatur auf ein digitales Dokument aufbringen zu können, muss sich der Unterzeichner einmalig eindeutig identifizieren. Dies funktioniert – je nach Anbieter und Land – zum Beispiel über das VideoIdent-, über ein Vor-Ort-Ident- oder PostIdent-Verfahren. Auch mithilfe des elektronischen Personalausweises (eID) sind Identifikationen möglich. 

Identifizieren ist hier Pflicht: Die QES ist personengebunden und laut eIDAS das Substitut für die händische Unterschrift. Sie können damit rechtswirksam Verträge unterzeichnen, wie etwa einen digitalen Mietvertrag oder eine Steuererklärung.

 In unserem HiIfeportal finden Sie viele hilfreiche Informationen zu gängigen Dokumentenprozesse.

Mithilfe der digitalen Signatur können Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente vollständig digitalisieren. 

Das bedeutet, Sie haben keinen Medienbruch in Ihrem Prozess, sondern können digitale Vorgänge auch digital an externe weiterleiten. 

Im Vergleich zum papiergebundenen Prozess sparen Sie nicht nur Material- und Portokosten (Verwaltungskosten) für den postalischen Versand der Dokumente, sondern gleichzeitig vereinfachen und beschleunigen Sie die Bearbeitung der Geschäftsprozesse enorm und sparen auf diese Weise wertvolle Ressourcen für sich, Ihre Kunden und Ihre Partner.

FP Sign speichert Ihre Daten ausschließlich in der eigenen Cloud in deutschen Rechenzentren, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sind (ISO 27001 Zertifizierung auf der Basis von IT-Grundschutz).

 Diese Zertifizierung wird jährlich erneuert. FP Sign nutzt ausschließlich deutsche Server.

Ihr Account bleibt kostenlos bestehen, sodass Sie auch nach Ablauf des Testzeitraums – solange Sie wollen – Ihre bisherigen Signaturprozesse nachvollziehen können. 

Zudem sind alle Informationen zur Integrität und Rechtssicherheit des unterzeichneten Dokumentes in der von Ihnen gespeicherten PDF-Datei enthalten und bleiben somit auch nach einem Download und Ablauf des Testzeitraums erhalten.

Für eine ordnungsgemäße Archivierung nach GDPdU und GoBD sind Sie als Unternehmen verantwortlich.

FP Sign unterstützt die Zwei-Faktor Authentifizierung per SMS TAN oder per Anmeldung am System.

Für die SMS TAN muss beim Anlegen des Signaturvorgangs die Handynummer hinterlegt werden. Falls keine Handynummer verfügbar ist, kann auch eine Festnetznummer angegeben werden. 

In diesem Fall wird der TAN telefonisch vorgelesen. Sobald sich der Gegenzeichner ebenfalls registriert, kann er seine Nummer in den Profileinstellungen bei Bedarf ändern.

Ja, Sie können die digitale Signaturlösung FP Sign kostenfrei und unverbindlich testen. 

Der Test startet erst, sobald Sie Ihre erste Signaturanfrage starten und endet nach der Trial-Periode automatisch.

Hier geht es zu mehr Informationen und zur Registrierung:

Nutzung von Swisscom

Nutzung von sign-me

FP Sign wurde in Deutschland von der FP Digital Business Solutions GmbH entwickelt, einem Tochterunternehmen der Francotyp-Postalia Holding AG. 

Die Lösungen und das Know-How der FP Digital Business Solutions GmbH reicht von hybrider Mailkommunikation über elektronische Signaturen und Lösungen für den elektronischen Rechtsverkehr, bis hin zum Outsourcing ihres gesamten In- und Output-Managements für physische und digitale Dokumente. 

Hinzu kommen maßgeschneiderte Machine Learning-gestützte Automatisierungslösungen für komplexe Kommunikations- und Workflow-Prozesse. Als 100-jähriger Konzern standen wir vor den Herausforderungen der digitalen Transformation und wissen, dass viele das Ziel kennen, aber nicht den Weg. 

Wir haben unser Produktportfolio so aufgestellt, dass wir Unternehmen in jeder Phase der Transformation prozessorientiert unterstützen können.

Ja, sämtliche Buchungen sind im Admin-Bereich von FP Sign unter Abrechnung und Vertrag möglich.

Diesen Bereich finden Sie hier

Das die SMS TAN von FP Sign nicht ankommt, kann mehrere Ursachen haben: 

1. Die mobile Nummer in FP Sign ist falsch hinterlegt und muss geändert werden 
2. Der Versand der SMS in FP Sign passiert zwar, aber durch den Versandweg zwischen Telekommunikationsanbietern (wie z.B. Telekom zu Vodafone) wird die SMS gestoppt und nicht zugestellt 

Sie haben Sie mehrere Lösungsmöglichkeiten: 

1. Prüfen Sie die Richtigkeit der angezeigten letzten 4 Stellen der Mobilnummer 
2. Nutzen Sie den Knopf "Neue Mobilfunknummer hinterlegen", um die in FP Sign hinterlegte Mobilfunknummer zu korrigieren. Bestätigen Sie anschließend die Änderung über den Link in der entsprechenden E-Mail 
3. 3. Nutzen Sie den Knopf "TAN per Anruf erhalten", damit die SMS TAN per Anruf vorgelesen wird. Wenn die Telefonnummer korrekt ist, sollte dieser Anruf immer ankommen. 

Weitere hilfreiche Infos dazu finden Sie im Manual in den Anhängen weiter unten.

Ja, FP Sign ist in diversen Sprachen verfügbar. 

Wir arbeiten stetig daran FP Sign weiter auszubauen. Sie können die Sprache des Gegenzeichners in FP Sign festlegen und dieser erhält nicht nur eine entsprechende Anzeige, sondern auch E-Mail-Kommunikation in der entsprechenden Sprache.

Ja, eine Löschung und/oder automatisierte Erinnerungsfunktion ist optional zubuchbar, dabei bestimmen Sie den Rhythmus für die Löschung oder Benachrichtigungen.

Nehmen Sie dafür Kontakt mit uns auf.

Ja, da digitale Signatur die Lesbarkeit eines Dokumentes für einen Aufbewahrungszeitraum von bis zu 110 Jahren sichern können. 

Dank Integrationsschutz würde eine nachträgliche Veränderung am Dokument zudem sofort angezeigt. Auf dieser Basis können mit FP Sign signierte Dokumente revisionssicher und GoBD-konform archiviert werden – sie erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung von Dokumenten. 

Zusätzlich bieten wir darüber hinaus noch Produkte an, die die Langzeitarchivierung von signierten Dokumenten erlauben. Dabei werden dann auch eventuell abgelaufene Signaturen durch neue Signaturen ersetzt. 

Sprechen Sie uns gerne an um eine für Sie passende Lösung zu finden. Wir beraten Sie umfassend von den Grundlagen der Richtlinie, über die Planung, Umsetzung und Dokumentation, bis hin zu einer eventuellen Zertifizierung. 

Profitieren Sie von unserer umfassenden fachlichen Beratung und sparen Sie Zeit bei der digitalen Transformation Ihres Unternehmens.

Es können entweder mehrere Dokumente in ein Dokument zusammengefasst und nach Belieben sortiert oder eine Signaturanfrage mit mehreren Dokumenten als Dokumentenmappe erstellt werden. 

Abhängig davon kann der Empfänger dann mehrere oder ein zusammengefasstes Dokument signieren.

In der FP Sign Administration haben Sie auf jeden Mailbetreff und Mailtext von FP Sign Zugriff und können diese entsprechend Ihrer eigenen Vorgaben anpassen. 

Mit einer FP Sign Mailserveranbindung können Sie ebenfalls die Absendeadresse und das E-Mail-Impressum der FP Sign-Mails anpassen. Um Anfragen zu individualisieren können Sie über den "Kommentar an Alle" oder die "Private Nachricht an den Gegenzeichner" weitere Infos oder Nachrichten mitsenden.

Nein, FP Sign stellt auswählbare Unterschriftenbilder zur Verfügung. Alternativ können auch eigene Unterschriftenbilder hochgeladen und verwendet werden.

Sie als Ersteller der Signaturanfrage können Signaturpositionen frei auf allen Dokumentenseiten platzieren. 

Diese sind für Gegenzeichner mit einem Fähnchen markiert. Definieren Sie keine Position, dann kann der Gegenzeichner die Position frei platzieren. 

Wenn Sie eine führende Anwendung z.B. Ihr ERP oder DMS mit FP Sign über die API verbunden haben, können auch Anker gesetzt werden. 

Gerne können wir uns dazu individuell unterhalten.

Wenn Sie Ihren Gegenzeichnern ein Dokument zur Unterzeichnung via FP Sign zukommen lassen, haben diese verschiedene Optionen. 

1. Gegenzeichner können die Signatur eines Dokumentes ablehnen und dazu eine Begründung mitschicken. 
2. Gegenzeichner können das Dokument mit einem eigenen oder vom System vorgegebenen Signaturbild signieren. 
3. Über FP Sign lassen sich auch beschreibbare PDF-Dateien austauschen, die zum Beispiel oft in Form von Fragebögen zum Einsatz kommen. Solche – ggf. vorausgefüllten – Dokumente kann der Gegenzeichner befüllen, signieren und über FP Sign an Sie als Absender zurücksenden. Gegenzeichner können ebenfalls Anfragen delegieren, wenn z. B. eine weitere oder andere Unterschrift benötigt wird. Voraussetzung dafür ist, dass beim Erstellen des Workflows die Delegation grundsätzlich erlaubt wurde.

Sie können bestimmen, ob die Gegenzeichner die Dokumente nach der Signatur per E-Mail erhalten. Alternativ können Empfänger mit einem FP Sign Konto, können die Dokumente per sicherem verschlüsseltem Download direkt aus FP Sign heruntergeladen werden.

Signaturkarte und Kartenleser werden nicht mehr benötigt. Sie nutzen die Fernsignaturoption unserer Partner, Bundesdruckerei oder Swisscom.

Ja, das ist möglich. Der Gegenzeichner wird dann durch einen Identifizierungsprozess geführt und kann diesen per Video-Ident oder nPA abschließen, um dann qualifiziert elektronisch zu signieren.  

Detaillierte Information dazu finden Sie in unserem Hilfebereich unter "Qualifizierte elektronische Signatur".

Je nach gewählter Identifizierungsmöglichkeit über unsere Partner die Bundesdruckerei oder die Swisscom, wird anhand eines gültigen Ausweises oder Reisepasses nebst Meldebescheinigung die Identität festgestellt. 

Durch dieses Verfahren wird die Identität mit der elektronischen Signatur gekoppelt. Die QES erfüllt somit die gesetzlichen Anforderungen für die Einhaltung der Schriftform.

 Detaillierte Information dazu finden Sie in unserem Hilfebereich unter "Qualifizierte elektronische Signatur".

Es stehen folgende Identifizierungsmöglichkeiten zur Verfügung: - der neue Personalweis (nPA) - Video-Identifizierung - abhängig von VDA auch Bank-Ident oder Self-Ident durch Mitarbeiter

Die QES ist personengebunden und laut eIDAS Ihrer händischen Unterschrift gleichgestellt. 

Für die Nutzung der QES ist eine einmalige Identifizierung notwendig. Detaillierte Information dazu finden Sie in unserem Hilfebereich unter "Qualifizierte elektronische Signatur".

Mit FP Sign ist es einfach geworden Dokumente wie Verträge, NDA’s oder Vollmachten digital sicher zu unterzeichnen.

Jede E-Mail-Zustellung aus FP Sign erfolgt natürlich mit der TLS-Verschlüsselung – doch was, wenn Ihr Empfänger keine oder nur eine veraltete TLS-Verschlüsselung anbietet? 

Oder Sie ein Dokument zusätzlich mit einem Passwort schützen wollen? 

Dafür haben wir die Lösung – das Add-On SECUREMAIL. Durch das Add-On können Sie nun direkt aus FP Sign, ohne lästige Medienbrüche, sicher verschlüsselte E-Mails versenden. 

SECUREMAIL für FP Sign wird von dem IT- und Kryptografieunternehmen comcrypto angeboten. Ihre E-Mail, welche sensible und unterschriebene Dokumente enthält, wird im Hintergrund unkompliziert über das Gateway von comcrypto übertragen. 

Buchen Sie diese Funktion gerne direkt bei der Online-Buchung. Nach der Buchung erhalten Sie eine Buchungsbestätigung und comcrypto kümmert sich zusammen mit dem FP Sign Team um die Kontaktaufnahme, Einrichtung Ihres Gateways und die Anbindung an FP Sign.

Es gibt 2 unterschiedliche Abläufe, die vom gebuchten Addon abhängen: 

Mailserveranbindung, Danke-Seite oder Whitelabel Pro werden in der FP Sign Cloud eingerichtet. Hierfür erhalten Sie nach der Bestellung Infos per E-Mail, damit wir die Einrichtung für Sie vornehmen. Die gewünschte Einrichtung laden Sie bei uns hoch und wir starten dann mit dem Einrichtungsauftrag. 

Automatische Erinnerung, Platzhalter und EO Comfort sind Addons für den FP Sign DATEV Connector. Nach der Bestellung sind diese Funktionen automatisch in den Einstellungen des FP Sign DATEV Connectors für Sie verfügbar und können durch wenige Klicks aktiviert werden. 

Im Installguide oder Benutzerhandbuch im Anhang dieser Seite des FP Sign DATEV Connectors finden Sie Erklärungen und Erläuterungen zu den Funktionen.

Sie entscheiden als Ersteller des Signaturvorgangs, ob Gegenzeichner ein eigenes, kostenloses Konto benötigen. 

Alternativ können die Dokumente auch ohne eigenes Kontos unterzeichnet werden. In diesem Fall empfehlen wir eine Zwei-Faktor-Authentifizierung per SMS TAN.

Ja, FP Sign ermöglicht die Anpassung der gesamten Oberfläche nach Ihrem Corporate Design. Das Whitelabeling Pro bietet Ihnen die Möglichkeit Logos, Bilder, Farben und Links in FP Sign zu tauschen und Ihr Look&Feel für die digitale Signatur zu nutzen. Für bspw. das DATEV Pro Bundle für Steuerberater ist das inklusive.

Ein Whitelabeling-Beispiel finden Sie auf unserer Seite für Steuerberater.

Ja, Sie können FP Sign sowohl browserbasiert oder über unsere App FP Sign Mobile nutzen, die sowohl für iOS als auch für Android verfügbar ist.

Ja, editierbare PDF-Dateien oder PDF-Formulare können in FP Sign verwendet, befüllt und signiert werden. Beispiel: PDF X Change, Adobe Pro.

Mit FP Sign lassen sich PDF-Dateien, auch in den verschiedenen PDF/A-Formaten, signieren. Sie können auch Word- oder Exceldateien in FP Sign verarbeiten. Diese werden zunächst in ein PDF konvertiert und dann digital signiert.

Die Funktion "Neue Mobilfunknummer hinterlegen" bietet die Möglichkeit der Änderung von Telefonnummern für alle FP Sign Nutzer, die einen Signaturvorgang mit SMS TAN erhalten haben. 

Sie befindet sich direkt auf der Loginseite von FP Sign rechts unten. Die Option steht nur zur Verfügung steht, bevor Sie sich eingeloggt haben. 

Eine weitere Möglichkeit ist, diese Funktion im Menü zur Eingabe der TAN zu nutzen. Nach der Eingabe der neuen Rufnummer wird eine Bestätigungsmail versendet und die Änderung muss über den enthaltenen Link bestätigt werden. 

Falls Sie Ihre Rufnummer ändern, wird auch die neu-hinterlegte Rufnummer in die Signatur eingebettet. Weitere hilfreiche Infos dazu finden Sie im unten angehängten Manual.

Mit FP Sign können Sie auf einfache Art und Weise eine elektronische Signatur auf ein Dokument aufbringen. 

Dafür müssen Sie als Absender das Dokument lediglich hochladen, per Klick digital signieren und an den Gegenzeichner versenden – fertig. 

Als Gegenzeichner bekommen Sie eine Nachricht mit einem Link und werden automatisch durch den simplen Signaturprozess geleitet.

FP Sign versendet vollautomatisch beim Widerruf einer Signaturanfrage eine E-Mail an alle Beteiligten, dass die Signaturanfrage widerrufen wurde. Sie möchten, dass die E-Mail für "Signaturanfrage widerrufen" nicht versendet wird? 

Dann öffnen Sie Ihre gesendeten Anfragen in FP Sign. Danach klicken Sie auf "Pausieren" und dann auf "Widerrufen". Durch die Pausierung wird keine E-Mail an die Workflowempfänger ausgespielt.

Wenn Sie eine Signaturanfrage mit einer fortgeschrittenen Signatur verschicken, können Sie als Absender angeben, dass der Empfänger diese absichern soll – im Falle einer qualifizierten Signatur ist diese sogar verpflichtend. 

Die Absicherung funktioniert über ein SMS-TAN-Verfahren (ähnlich wie beim Online-Banking). In manchen Ländern, z.B. Schweden, funktioniert die Absicherung über die Bank-ID.

Nein, Gegenzeichner benötigen grundsätzlich weder eine Software noch ein Konto bei FP Sign – das digitale Unterzeichnen mit einer fortgeschrittenen Signatur ist ohne eigenes Konto möglich. 

Als Absender eines Dokuments können Sie allerdings vordefinieren, dass Ihre Empfänger ein Konto benötigen. Um mit der besonders sicheren, qualifizierten elektronischen Signatur (QES) unterzeichnen zu können, benötigen sowohl Absender als auch Empfänger ein Konto bei FP Sign, sowie – zwecks eindeutiger Identifizierung – ein zweites Konto bei der Bundesdruckerei oder der Swisscom.

Um Dokumente mit FP Sign elektronisch unterschreiben und austauschen zu können, müssen Sie als Absender ein FP Sign-Konto haben. 

Dies kann im Rahmen einer Enterprise-Lösung bereits in bestehenden CRM- oder ERP-Programmen integriert sein. Alternativ können Sie sich direkt über das Portal fp-sign.com anmelden und sich ein Konto anlegen. 

Als Empfänger benötigen Sie nicht zwingend ein Konto bei FP Sign.

Sie bestimmen in der Admin-Oberfläche, wer eine FP Sign Lizenz benötigt. Hier können Sie ebenfalls unter "Abrechnung und Vertrag" Ihre Lizenzen verwalten. 

Eine Workflowersteller-Lizenz ist an das Recht geknüpft, Signaturvorgänge an eine beliebige Anzahl an Gegenzeichnern zu versenden. Reine Gegenzeichner und Empfänger von Anfragen benötigen keine Lizenz.

Ja, unsere Experten beraten Sie auf Wunsch nicht nur zur Implementierung von FP Sign als integrierte Signaturlösung, sondern stehen Ihnen auch zur Seite, wenn es um die Digitalisierung und Optimierung Ihrer Prozesse geht.

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

Das FP Sign Handbuch finden Sie in unserem Helpcenter auch zum Download. 

Hier finden Sie neben hilfreichen Erklärungen und Videos auch unser Glossar als wertvollen Überblick zu verschiedenen Unternehmensprozessen.