INHALTSVERZEICHNIS

• Nutzer manuell anlegen
  • Zugang und Navigation
  • Rollen und Rechte
• Nutzer per CSV importieren
  • Zugang und Voraussetzungen der CSV-Datei
  • Lizenzen und Rollenzuweisung nach Import
• Rechte verwalten
  • Funktionen in der Benutzerübersicht
• Bedeutung der Rollen
  • Admin 
  • Workflow Creator
  • Technischer Benutzer
• Sperrung und Löschung von Nutzern

Nutzer manuell anlegen

Zugang und Navigation

Um neue Nutzer in FP Sign manuell anzulegen, muss die Administration über den folgenden Link besucht werden:

 ⇒ Zur FP Sign Administration 

Die Anmeldung wird mit den persönlichen FP Sign Anmeldedaten vorgenommen.

Über das Menü kann die Benutzerübersicht eingesehen werden. An dieser Stelle wird die Anzahl der maximal verfügbaren sowie der bereits verbrauchten Lizenzen angezeigt.

Unter dem Punkt Neuen Nutzer erstellen kann ein neuer Benutzer angelegt werden. Dafür müssen die vorgesehenen Felder vollständig ausgefüllt werden.

Rollen und Rechte

Anschließend müssen die Rollen bestimmt werden, für die dieser Benutzer berechtigt werden soll. Welche Rollen und Rechte es gibt, wird im Punkt 'Bedeutung der Rollen' beschrieben.

Abschließend muss auf Erstellen geklickt werden, um den Benutzer final anzulegen.

Wird beim Erstellen eine Fehlermeldung ausgegeben (z. B. "Benutzer bereits in einem anderen Mandanten angelegt")? Dies bedeutet, dass FP Sign von dem Nutzer bereits genutzt und sich registriert wurde. Um diesen Nutzer in Ihren FP Sign Mandanten zu verschieben, muss unser Support kontaktiert werden:

 ⇒ Support per E-Mail kontaktieren 

Nutzer per CSV importieren

Zugang und Voraussetzungen der CSV-Datei

Um neue Nutzer in FP Sign per CSV-Datei anzulegen, muss ebenfalls die Administration aufgerufen werden:

 ⇒ Zur FP Sign Administration 

Die Anmeldung wird mit den FP Sign Anmeldedaten vorgenommen.

Über das Menü muss der Punkt Benutzer importieren geöffnet werden.

Von der zu importierenden CSV-Datei müssen zwingend folgende Vorgaben erfüllt werden:

• Es darf keine Zeile mit einer Überschrift enthalten sein.
• Die Daten müssen nach exakt folgendem Schema aufgebaut sein:
  E-Mail-Adresse;Vorname;Nachname;Mobilfunknummer
• Die Datei muss UTF-8 codiert sein.

Beispiel der Tabelle:

Speichern als UTF-8:

Lizenzen und Rollenzuweisung nach Import

Auch in diesem Bereich wird die Anzahl der maximal verfügbaren und der bereits verbrauchten Lizenzen angezeigt.

Unter Neuen Nutzer erstellen kann ein neuer Benutzer angelegt werden. Dafür müssen die vorgesehenen Felder ausgefüllt werden. Anschließend werden die Rollen bestimmt, die dieser Benutzer erhalten soll.  Welche Rollen und Rechte es gibt, wird im Punkt 'Bedeutung der Rollen' beschrieben.

Abschließend muss auf Erstellen gedrückt werden, um den Import bzw. die Anlage abzuschließen.

Wird eine Fehlermeldung ausgegeben (z. B. "Benutzer bereits in einem anderen Mandanten angelegt")? Dies bedeutet, dass FP Sign von dem Nutzer bereits genutzt und sich registriert wurde. In diesem Fall muss unser Support kontaktiert werden, damit diese Nutzer in Ihren FP Sign Mandanten verschoben werden können:

 ⇒ Support per E-Mail kontaktieren 

Rechte verwalten

Funktionen in der Benutzerübersicht

Um die Rechte von Nutzern in FP Sign zu verwalten, muss die Administration aufgerufen werden:

 ⇒ Zur FP Sign Administration 

Die Anmeldung wird mit den FP Sign Anmeldedaten vorgenommen.

Über das Menü muss die Benutzerübersicht geöffnet werden.

Innerhalb der Benutzerübersicht können folgende Aktionen durchgeführt werden:

• Rechte verwaltet werden
• User gesperrt werden
• Registrierungsmails neu versendet werden
• Die Anzahl der bearbeiteten Vorgänge geprüft werden

Bedeutung der Rollen

Admin 

Die Rolle Admin wird benötigt, damit:

• Die Administration genutzt werden kann
• Die Gesamtanzahl aller Workflows eingesehen werden kann
• Benutzer angelegt, verwaltet oder gesperrt werden können
• Änderungen an Mailtexten vorgenommen werden können
• Änderungen an generellen Unternehmenseinstellungen vorgenommen werden können
• Vertragsdetails verwaltet werden können (Dies ist nur möglich, sofern der Vertrag über eine Onlinebestellung bei uns abgeschlossen wurde.)

Dabei gelten folgende Einschränkungen und Hinweise: 

• Von einem Admin Benutzer ohne die Rolle Workflow Creator können keine Signaturanfragen erstellt werden.
• Durch diese Rolle wird keine Lizenz verbraucht.

Workflow Creator

Die Rolle Workflow Creator wird benötigt, damit eine Signaturanfrage erstellt und versendet werden kann. Außerdem ist diese Rolle für die Nutzung der Signaturdienste (nur bei eigener Signatur) zwingend erforderlich.

Technischer Benutzer

Die Rolle Technischer Benutzer wird ausschließlich benötigt, damit:

• Schnittstellen und Integrationen an FP Sign angebunden werden können (beispielsweise für den FP Sign DATEV Connector Agent Service)

Dabei gelten folgende Einschränkungen und Hinweise:

• Nur Kunden mit dem Vertragsstatus Business Online Subscription können einen technischen User anlegen!
• Von einem technischen Benutzer können keine Signaturanfragen erhalten oder erstellt werden.
• Die Rollen Technischer Benutzer und Workflow Creator schließen sich gegenseitig aus und können nicht gleichzeitig besessen werden.
• Der technische Benutzer wird nur im Sonderfall der Einrichtung einer Schnittstelle benötigt.
• Durch diese Rolle wird keine Lizenz verbraucht.

Sperrung und Löschung von Nutzern

Das Vorgehen wenn Nutzer gelöscht werden sollen (beispielsweise, weil das Unternehmen verlassen wurde).

Zunächst muss von einem Administrator die Sperrung des Nutzers innerhalb der Benutzerübersicht vorgenommen werden.

Anschließend muss unser Support per E-Mail kontaktiert werden:

 ⇒ Support per E-Mail kontaktieren 

Von unserem Support wird daraufhin geprüft, ob bei dem entsprechenden Benutzer noch offene oder abgeschlossene Vorgänge vorliegen. Gegebenenfalls wird noch einmal Rücksprache gehalten, bevor die endgültige Kontolöschung vorgenommen wird.