Neue Funktionen in FP Sign 2.0

Signieren auf dem Smartphone

• Für das Signieren auf dem Smartphone, auf dem Tablet oder einem anderen mobilen Gerät gibt es eine eigene mobile Ansicht. Diese passt sich flexibel an das aktuell genutzte Gerät an und erleichtert die Bedienung.
• Der Link zur Signatur kann zusätzlich per SMS versendet werden, z. B. wenn Signierende direkt vor Ort sind.

Eine detaillierte Anleitung zum Signieren finden Sie im folgenden Artikel:

 ⇒ Zum Artikel: Digital signieren (2.0) 

Mehrere Dokumente in einer Signaturanfrage

Eine Signaturanfrage kann beliebig viele Dokumente enthalten. Für jedes Dokument legen Sie eigene Empfänger, Rollen und Reihenfolgen fest.

• Empfänger je Dokument: Nicht jeder Empfänger muss jedes Dokument erhalten.
• Rollen je Dokument: Ein Empfänger kann z. B. ein Dokument unterschreiben und ein anderes nur prüfen oder freigeben.
• Parallel oder nacheinander: Dokumente und Schritte können gleichzeitig laufen oder erst nach Abschluss vorheriger Schritte freigegeben werden. Mehrere Empfänger können dasselbe Dokument gleichzeitig oder nacheinander bearbeiten.
• Mehrstufige Abläufe: Prüfung, Freigabe und Signatur können als mehrere Schritte innerhalb einer Anfrage abgebildet werden.
• Abhängigkeiten: Dokumente können unabhängig voneinander bearbeitet oder miteinander verknüpft werden, wenn sie fachlich zusammengehören.
• Anhänge je Dokument: Anhänge werden einem Dokument zugeordnet. Empfänger erhalten nur die Informationen, die für ihr Dokument relevant sind.
• Nachvollziehbarkeit: Es ist ersichtlich, wer wann welches Dokument erhalten, geprüft, freigegeben oder signiert hat.

Beispiele

• Vertrag: Die Rechtsabteilung prüft, der Einkauf gibt frei, danach geht der Vertrag parallel an mehrere externe Vertragspartner zur Signatur.
• Onboarding: Arbeitsvertrag, Datenschutzvereinbarung und IT-Richtlinien in einer Anfrage. Der Arbeitsvertrag geht an Bewerber und HR, die IT-Richtlinien zusätzlich an die IT-Abteilung, die Datenschutzdokumente prüft parallel der Datenschutzbeauftragte.
• Mehrere Vertragsparteien: Alle Parteien signieren dasselbe Dokument gleichzeitig, ohne aufeinander zu warten.

Eine detaillierte Anleitung zur Erstellung von Signaturanfragen finden Sie im folgenden Artikel:

⇒ Zum Artikel: Signaturanfrage in FP Sign 2.0 erstellen

Abteilungen und Organisationseinheiten

Sie können Organisationseinheiten, Abteilungen mit beliebig vielen Unterabteilungen anlegen und so die Struktur Ihres Unternehmens abbilden.

• Eigene Einstellungen: Jede Abteilung kann eigene Einstellungen und Konfigurationen z.B. eigene E-Mail-Texte oder eine eigene E-Mail-Server-Anbindung enthalten.
• Selbstständige Konfiguration: Ein Administrator kann alle Einstellungen eigenständig anpassen. Anschließend können diese auf verschiedene Abteilungen angewandt werden.
• Abteilungen als Empfänger: Hat eine Abteilung eine E-Mail-Adresse, kann sie Empfänger einer Anfrage sein. Alle Mitglieder der Abteilung können die Anfrage einsehen und beantworten.
• Automatische Zuordnung per SSO (Claim Rules): FP Sign 2.0 liest Claims aus Ihrem Active Directory bzw. Identity Provider aus und ordnet Nutzer automatisch den passenden Abteilungen und Unternehmensbereichen zu. Die Zuordnung wird bei jeder Anmeldung geprüft und bei Bedarf aktualisiert.

Weitere Informationen zur Verwaltung von Benutzern und Abteilungen finden Sie im folgenden Artikel:

 ⇒ Zum Artikel: Benutzerverwaltung (2.0) 

Vorlagen teilen

Vorlagen können mit einzelnen oder allen Abteilungen im ganzen Unternehmen geteilt werden. Nutzer bekommen durch einen Administrator Zugriff auf die freigegebene Vorlage.

Beispiel: Der Einkauf erstellt eine Vorlage mit einem PDF-Formular zur Bedarfsanforderung und der festgelegten Freigabe- und Signaturreihenfolge und teilt sie mit den betroffenen Abteilungen. So arbeiten alle mit dem aktuellen Dokument und demselben Ablauf.

Anmeldung per Passkey

• Die Anmeldung an FP Sign ist per Passkey möglich.
• Pro Benutzer können mehrere Passkeys hinterlegt, benannt und verwaltet werden.
• Eine Übersicht ermöglicht Ihnen, für jeden Passkey zu überprüfen, wann dieser zuletzt verwendet wurde.

E-Mail-Vorlagen im HTML-Format

Benachrichtigungs-E-Mails können über formatierbare HTML-Vorlagen im Corporate Design Ihres Unternehmens gestaltet werden.

Schnittstelle (API)

• Alle Funktionen sind per API nutzbar und können in Systeme wie ERP, CRM, DMS oder Fachanwendungen eingebunden werden.
• Signaturanfragen lassen sich automatisiert starten und mit vorhandenen Daten vorbereiten.
• Signaturpositionen können per API anhand des Dokumenteninhalts automatisch platziert werden.

Weitere Informationen finden Sie im FP Sign Developer Center:

 ⇒ Wechsel zu: FP Sign Developer Center