FP Sign 2.0 Signaturanfragen in FP Sign erstellen und verwalten

Geändert am Mo, 17 Aug um 4:27 NACHMITTAGS

In diesem Artikel erklären wir Ihnen Schritt für Schritt den Prozess zur Erstellung einer Signaturanfrage. Erfahren Sie, wie Sie Dokumente hochladen, Empfänger hinzufügen, Signaturfelder platzieren und den Status Ihrer Anfragen überwachen.

TABLE OF CONTENTS

Startseite
- Der Signaturprozess Schritt für Schritt

Startseite

1. Das Dashboard: Ihr zentraler Startbereich

Nach dem Login gelangen Sie direkt auf Ihr Dashboard. Diese Startseite dient als Ihre zentrale Übersicht, von der aus Sie die wichtigsten Aktionen steuern und kontrollieren können:

Den Status im Blick behalten: In den Übersichtskarten sehen Sie sofort den aktuellen Status Ihrer gesendeten und aktiven erhaltenen Anfragen (z. B. wie viele Vorgänge aktiv, abgeschlossen oder abgelehnt sind).
Dokumente überprüfen: Nutzen Sie den Bereich „Signatur(en) verifizieren“ unten links, um Dateien einfach per Drag-and-Drop hochzuladen und bestehende elektronische Unterschriften auf ihre Gültigkeit zu prüfen.
Schnell loslegen: Über das Hauptmenü auf der linken Seite können Sie mit einem Klick auf „Neue Anfrage erstellen“ direkt ein neues Dokument zum Signieren vorbereiten oder in andere Verwaltungsbereiche navigieren.

Detaillierte Beschreibung der Menüpunkte & Funktionen - Bitte klicken

1. Willkommensbereich

Hier sehen Sie, mit welchem Profil Sie gerade im System arbeiten. Zudem wird Ihnen zur schnellen zeitlichen Orientierung das aktuelle Datum angezeigt.

2. Widget: Gesendete Anfragen

Dieser Bereich bietet Ihnen eine grafische und statistische Auswertung Ihrer selbst gestarteten Signatur-Workflows.
Zeitraum-Filter: Über das Feld "Monat wählen" oder das Kalender-Symbol können Sie den Zeitraum der Auswertung gezielt eingrenzen.
Aktualisieren: Ein Klick auf das runde Pfeil-Symbol aktualisiert die Grafik mit den neuesten Daten vom Server.
Status-Übersicht: Rechts neben dem Diagramm sehen Sie auf einen Blick, wie viele Ihrer Anfragen sich in welchem Status befinden (z. B. wie viele 'Aktiv' auf eine Unterschrift warten, wie viele 'Abgeschlossen' oder 'Fehlgeschlagen' sind). Ein Klick auf diese Zahlen führt Sie direkt zur gefilterten Liste.

3. Widget: Aktive erhaltene Anfragen

Hier sehen Sie die Auswertung Ihres Posteingangs. Diese Grafik konzentriert sich auf Vorgänge, die an Sie gesendet wurden. Die Status "Aktiv" und insbesondere "Aktion erforderlich" zeigen Ihnen sofort, ob und wie viele Dokumente aktuell von Ihnen noch geprüft oder unterschrieben werden müssen. Auch hier können Sie die Daten über das runde Pfeil-Symbol manuell aktualisieren.

4. Widget: Signatur(en) verifizieren

Mit diesem praktischen Tool können Sie prüfen, ob bereits digital unterschriebene Dokumente rechtlich gültig und unversehrt sind.

Ziehen Sie ein unterschriebenes PDF-Dokument per Drag & Drop einfach in das gestrichelte Feld ("Dateien hierher ziehen").
Alternativ klicken Sie auf "+ Dateien wählen", um das Dokument in Ihrem Datei-Explorer zu suchen.

Das System prüft anschließend das Kryptografie-Zertifikat und bestätigt Ihnen, ob die elektronische Signatur gültig ist und das Dokument seit der Unterschrift nicht mehr verändert wurde.

5. Menü einklappen (Hamburger-Icon)

Mit einem Klick auf dieses Symbol (die drei horizontalen Striche) oben links können Sie die Seitenleiste einklappen. So vergrößern Sie Ihren Arbeitsbereich auf dem Bildschirm. Ein erneuter Klick klappt das Menü wieder aus.

6. Profil- & Kontobereich

Hier sehen Sie auf einen Blick, mit welchem Profil (Ihre Initialen) und unter welchem Kanzlei- bzw. Firmennamen Sie aktuell angemeldet sind. Ein Klick auf den kleinen Pfeil nach unten öffnet ein Dropdown-Menü, über das Sie Ihre persönlichen Profileinstellungen aufrufen oder sich abmelden können.

7. Modus, Abmelden, Konto und Sprache

Design-Modus (Sonnen-Symbol): Hier können Sie zwischen einem hellen Tag-Modus (Light Mode) und einem dunklen Nacht-Modus (Dark Mode) umschalten, um Ihre Augen zu schonen.
Abmelden (Tür-Symbol): Über dieses Symbol melden Sie sich sicher und sofort von Ihrer aktuellen FP Sign Sitzung ab.
Mein Profil (Personen-Symbol): Ein Klick auf dieses Symbol öffnet Ihre persönlichen Benutzereinstellungen, in denen Sie Ihr Passwort, Ihre Signatur-Zertifikate oder Ihre Benachrichtigungseinstellungen verwalten können.
Sprachauswahl (Flaggen-Symbol): Hier können Sie die Anzeigesprache der gesamten FP Sign Oberfläche ändern.

8. Dashboard

Dies ist Ihre zentrale Startseite. Ein Klick auf diesen Punkt bringt Sie jederzeit zurück zu dieser Übersichtsseite. Hier finden Sie grafische Auswertungen zu Ihren laufenden und abgeschlossenen Signaturprozessen sowie die Möglichkeit, signierte Dokumente schnell zu verifizieren.

9. Erhaltene Anfragen

Dies ist Ihr Posteingang für Unterschriften. Hier finden Sie alle Dokumente, die Ihnen von anderen Personen (intern oder extern) zur Ansicht, Bestätigung oder zur digitalen Signatur zugewiesen wurden. Hier sehen Sie sofort, wo Ihr Handeln erforderlich ist.

10. Gesendete Anfragen

Dies ist Ihr Postausgang und Ihr Archiv für ausgehende Workflows. Hier finden Sie eine vollständige Liste aller Signaturanfragen, die Sie selbst initiiert haben – inklusive jener, die Sie über Integrationen gestartet haben. Sie können hier den Fortschritt überwachen, Erinnerungen an säumige Unterzeichner versenden, den Workflow-Verlauf (Historie) einsehen oder Vorgänge abbrechen.

11. Signaturdienste

Im Rahmen dieses Zusatzdienstes können Sie in FP Sign Dokumente schnell selbst unterschreiben, ohne dafür einen kompletten Workflow eröffnen und an andere Empfänger senden zu müssen.

12. Neue Anfrage erstellen

Über diesen Button starten Sie manuell einen komplett neuen Signaturvorgang direkt in der Browser-Oberfläche. Sie können hier PDFs hochladen, Empfänger definieren, die gewünschten Signaturniveaus festlegen und Unterschriftsfelder im Dokument platzieren.

13. EXTERN: Admin

Über diesen Menüpunkt gelangen Sie in den Administrationsbereich von FP Sign. Administratoren können hier die Benutzerverwaltung für den Account steuern, Lizenzen und Add-Ons prüfen sowie vertragliche Einstellungen (Billing) vornehmen.
⚠️ Bitte beachten Sie, dass Sie Eigentümer oder Admin sein müssen, um diesen Punkt sehen zu können, und dass Sie beim Klick hierauf die eigentliche App verlassen und das Admin-Portal in einem neuen Browser-Tab geöffnet wird.

14. Fußzeile (Footer)
Am unteren Bildschirmrand finden Sie wichtige Links und Systeminformationen:

Rechtliches & Hilfe: Links zum Impressum, zum Datenschutz, den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) und den häufig gestellten Fragen (FAQ).
Build Version: Diese technische Versionsnummer (hier z. B. 2026.23.40) ist besonders hilfreich, wenn Sie Fehler an den IT-Support melden.
Social Media Icons: Verlinkungen zu den Social-Media-Auftritten von FP Sign (X/Twitter, Facebook, YouTube, LinkedIn).

2. Erhaltene Anfragen: Dokumente, die Sie signieren sollen

In diesem Menüpunkt finden Sie eine Übersicht aller Dokumente, die Ihnen von anderen Personen zur elektronischen Unterschrift zugesendet wurden. Hier können Sie Ihre anstehenden Aufgaben verwalten:

Gezielt suchen und filtern: Nutzen Sie die umfangreichen Suchfelder im oberen Bereich. Sie können Ihre Anfragen beispielsweise nach Dokumentennamen, einem bestimmten Datumsbereich, Tags oder dem Ersteller filtern, um Dokumente schnell zu finden. Mit dem Button „Zurücksetzen“ leeren Sie alle Filter auf einmal.
Status prüfen: Anhand der farbigen Legende (Aktiv, Abgeschlossen, Abgelaufen etc.) erkennen Sie sofort den aktuellen Bearbeitungsstand der jeweiligen Vorgänge.
Details und Aktionen: Die Tabellenansicht im unteren Bereich zeigt Ihnen auf einen Blick, worum es sich bei der Anfrage handelt, seit wann sie wartet und wer sie angefragt hat. (Sobald hier Einträge vorhanden sind, können Sie über die Spalte „Aktionen“ das jeweilige Dokument aufrufen und den Signaturvorgang starten).

Die Menüpunkte in den erhaltenen Anfragen - Bitte klicken

1. Dokumentenmappenname

Suchen Sie gezielt nach dem Namen einer übergeordneten Dokumentenmappe. Ein Klick auf das "X" im Eingabefeld löscht Ihren Suchbegriff.

2. Dokumentenname

Suchen Sie gezielt nach dem Namen eines bestimmten Dokuments. Ein Klick auf das "X" im Eingabefeld löscht Ihren Suchbegriff.

3. Datum von / Datum bis

Grenzen Sie die angezeigten Anfragen auf einen exakten Zeitraum ein. Klicken Sie auf das Kalender-Symbol, um das gewünschte Start- und Enddatum auszuwählen.

4. Tags auswählen

Öffnet ein Dropdown-Menü, über das Sie Ihre Liste nach zugewiesenen Schlagwörtern (Tags) filtern. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie Workflows zuvor mit Mandanten- oder Dokumentennummern versehen haben.

5. Ersteller

Suchen Sie hier nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse der Person, die die Signaturanfrage initiiert und an Sie gesendet hat.

6. Zurücksetzen

Ein Klick auf diesen Button leert alle Such- und Filterfelder sofort. Die Ansicht wird aktualisiert und zeigt wieder alle verfügbaren Anfragen an.

7. Status-Filter (Aktiv, Abgeschlossen, Abgelaufen, Abgelehnt, Fehlgeschlagen)

Diese farbigen Markierungen dienen als Legende und Filter. Klicken Sie auf einen Status, um die entsprechenden Anfragen in der Liste ein- oder auszublenden. "Aktiv" zeigt Ihnen Dokumente, bei denen Sie aktuell handeln müssen.

8. Alle aufklappen

Klappt die Detailansicht für alle Einträge in der Tabelle auf. Dies zeigt bei Dokumentenmappen die darin enthaltenen Einzeldateien auf einen Blick an.

9. Spalte: Anfrage

Zeigt den Titel der Signaturanfrage oder den Namen der Dokumentenmappe.

10. Spalte: Wartet seit

Gibt das exakte Datum und die Uhrzeit an, seit wann das Dokument bei Ihnen zur Unterschrift oder Ansicht aussteht.

11. Spalte: Status

Visualisiert den aktuellen Bearbeitungsstand des spezifischen Dokuments.

12. Spalte: Angefragt von

Zeigt den Namen und Kontakt des Absenders, der die Unterschrift von Ihnen fordert.

13. Spalte: Aktionen

Hier finden Sie die interaktiven Schaltflächen zur Bearbeitung des Dokuments. Hierüber rufen Sie das Dokument auf, führen die Signatur durch, lehnen den Vorgang ab oder öffnen die Details.

3. Gesendete Anfragen: Ihre versendeten Dokumente im Blick

In diesem Bereich überwachen und verwalten Sie alle Signaturvorgänge, die Sie selbst gestartet und an andere Personen zur Unterschrift verschickt haben:

Dokumente wiederfinden: Nutzen Sie die Such- und Filterfunktionen im oberen Bereich (z. B. nach Dokumentenname, Datumsbereich oder Tags), um bestimmte, bereits versendete Vorgänge schnell zu lokalisieren. Mit „Zurücksetzen“ löschen Sie die aktuellen Filter wieder.
Den Fortschritt überwachen: Die farbigen Status-Anzeigen (wie „Aktiv“, „Pausiert“ oder „Abgeschlossen“) helfen Ihnen sofort nachzuvollziehen, ob Ihre Empfänger das Dokument bereits bearbeitet haben oder wo der Prozess gerade steht.
Verwaltung und Details: Die Tabelle zeigt Ihnen die wichtigsten Eckdaten wie das Erstellungsdatum an. Über die Spalte „Aktionen“ können Sie weitere Details aufrufen und den Vorgang verwalten.

Die Menüpunkte in den gesendeten Anfragen - Bitte klicken

1. Dokumentenmappenname

Suchen Sie gezielt nach dem Namen einer übergeordneten Dokumentenmappe. Ein Klick auf das "X" im Eingabefeld löscht Ihren Suchbegriff.

2. Dokumentenname

Suchen Sie gezielt nach dem Namen eines bestimmten Dokuments. Ein Klick auf das "X" im Eingabefeld löscht Ihren Suchbegriff.

3. Datum von / Datum bis

Grenzen Sie die angezeigten Anfragen auf einen exakten Zeitraum ein. Klicken Sie auf das Kalender-Symbol, um das gewünschte Start- und Enddatum auszuwählen.

4. Tags auswählen

5. Ersteller

Suchen Sie hier nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse der Person, die die Signaturanfrage initiiert und an Sie gesendet hat.

6. Zurücksetzen

Ein Klick auf diesen Button leert alle Such- und Filterfelder sofort. Die Ansicht wird aktualisiert und zeigt wieder alle verfügbaren Anfragen an.

7. Status-Filter (Aktiv, Abgeschlossen, Abgelaufen, Abgelehnt, Fehlgeschlagen)

8. Alle aufklappen

Klappt die Detailansicht für alle Einträge in der Tabelle auf. Dies zeigt bei Dokumentenmappen die darin enthaltenen Einzeldateien auf einen Blick an.

9. Spalte: Anfrage

Zeigt den Titel der Signaturanfrage oder den Namen der Dokumentenmappe.

10. Spalte: Wartet seit

Gibt das exakte Datum und die Uhrzeit an, seit wann das Dokument bei Ihnen zur Unterschrift oder Ansicht aussteht.

11. Spalte: Status

Visualisiert den aktuellen Bearbeitungsstand des spezifischen Dokuments.

12. Spalte: Angefragt von

Zeigt den Namen und Kontakt des Absenders, der die Unterschrift von Ihnen fordert.

13. Spalte: Aktionen

Hier finden Sie die interaktiven Schaltflächen zur Bearbeitung des Dokuments. Hierüber rufen Sie das Dokument auf, führen die Signatur durch, lehnen den Vorgang ab oder öffnen die Details.

So verfolgen Sie den Status im Detail - Bitte klicken

Sie können eine laufende Anfrage aufklappen, um den genauen Status der einzelnen Dokumente darin einzusehen.

Die Prozentanzeige sowie der farbliche Balken geben den aktuellen Fortschritt an (z. B. 33%). In den Details können Sie genau nachvollziehen, bei welchem Empfänger das Dokument gerade zur Bearbeitung liegt.

Falls erforderlich, haben Sie die Möglichkeit, laufende Anfragen über das Aktionsmenü (z. B. das rote Symbol) abzubrechen oder zurückzuziehen.

Sobald alle Parteien ihre Unterschriften gesetzt haben, wechselt der Status auf 100 % ("Abgeschlossen") und das rechtsgültige Dokument steht zum Download bereit.

4. Signaturdienste: Schnelle Eigen-Signatur und Verifizierung

Dieser Menüpunkt bietet Ihnen praktische Zusatzfunktionen für die direkte Bearbeitung von Dokumenten:

Ohne Umwege ans Ziel: Im Rahmen dieses Zusatzdienstes können Sie in FP Sign Dokumente schnell selbst unterschreiben oder bestehende Signaturen verifizieren, ohne dafür einen kompletten Workflow eröffnen und an andere Empfänger senden zu müssen.
Einfacher Start: Um diesen direkten Vorgang zu beginnen, laden Sie einfach das gewünschte Dokument hoch. Klicken Sie dazu unter Schritt 1 auf den roten Button „+ Dateien wählen“.

Detaillierte Beschreibung: Signaturdienste nutzen - Bitte klicken

1. Dateien wählen

a. Dateien wählen (Button)

Über den roten Button "+ Dateien wählen" können Sie das zu signierende Dokument von Ihrem Computer auswählen oder austauschen.

b. Dokumentenvorschau

In diesem Bereich sehen Sie das aktuell ausgewählte Dokument. Nutzen Sie die Werkzeugleiste am oberen Rand (Lupen-Symbole), um in das Dokument hinein- oder herauszuzoomen. Mit den Pfeiltasten blättern Sie durch mehrseitige Dokumente.

2. Dokument Signieren

In diesem Schritt definieren Sie die Art und das Aussehen Ihrer eigenen Unterschrift (Signaturtyp) auf dem Dokument.

a. Signatureinstellung & Signaturanbieter

Legen Sie über diese Dropdown-Menüs das gewünschte Signaturniveau sowie die technische Infrastruktur für diesen Vorgang fest. Welche Einstellungen notwendig sind, hängt vom Anwendungsfall ab.

b. Direkt signieren

Klicken Sie auf diesen Button, um mit der Maus oder einem Touchfeld (z.B. Tablet oder Smartphone) das Dokument digital zu unterschreiben. Es öffnet sich ein Pop-Up, indem Sie eine Signatur zeichnen können.

c. Generierte Unterschrift wählen

Möchten Sie eine Unterschrift einbetten, bietet Ihnen das System hier automatisch generierte Schriftzüge Ihres Namens an. Blättern Sie mit den seitlichen Pfeilen durch das Karussell und ziehen Sie Ihren Favoriten per Drag & Drop auf die Vorschau.

d. Eigene Unterschrift oder Logo hochladen

Hier können Sie eine Bilddatei mit Ihrer eigenen, gescannten Unterschrift oder einem Firmenlogo hochladen, um diese visuell auf dem Dokument zu nutzen.

e. Signatur platzieren (in der Vorschau)

Sobald Sie links eine sichtbare Signatur (generiert oder hochgeladen) ausgewählt haben, erscheint diese als Bild in der Dokumentenvorschau. Ziehen Sie das Signaturbild mit der Maus exakt an die Stelle im Dokument, an der die Unterschrift fixiert werden soll, und bestätigen Sie mit einem Klick auf den grünen Pfeil.

3. Optionen

a. Namenskürzel für jede Seite

Klappen Sie dieses Menü auf, um die Paraphierungs-Funktion zu nutzen. Hiermit können Sie festlegen, dass das System auf jeder einzelnen Seite des Dokuments automatisch Ihre Initialen aufbringt.

b. Sonstiges

Klappen Sie diesen Bereich auf, um bei Bedarf weitere, spezifische Detaileinstellungen für den aktuellen Signiervorgang vorzunehmen.

Abschluss

a. Signieren (Abschluss-Button)

Klicken Sie auf diesen roten Button unten rechts, um den Prozess abzuschließen. Die digitale Signatur wird nun mit den von Ihnen gewählten Einstellungen und Platzierungen rechtsgültig auf das Dokument angewendet.

Der Signaturprozess Schritt für Schritt

1. Start und Dokumenten-Upload

Um einen neuen Vorgang zu starten, navigieren Sie zur Erstellung einer neuen Anfrage und laden Sie Ihre Dokumente hoch. Dies kann durch Auswahl auf Ihrem Computer oder per Drag & Drop erfolgen.

Wählen Sie die entsprechenden Dateien (z. B. PDF oder Word-Dokumente) von Ihrem lokalen System aus.

Die Dokumente werden nun in der Dokumentenmappe gesammelt. Sie können die Ansicht und Reihenfolge der Dateien überprüfen.

2. Empfänger hinzufügen

Fügen Sie im nächsten Schritt die gewünschten Empfänger hinzu. Sie können Adressen manuell eingeben oder Kontakte bequem aus Ihrem Adressbuch filtern.

Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Parteien für den Vorgang hinterlegt und korrekt zugewiesen sind.

Definieren Sie in den Einstellungen die Rolle jedes Empfängers (z. B. "Signieren" oder "Zur Kenntnis").

3. Signaturfelder im Dokument platzieren

Öffnen Sie die Dokumentenansicht, um die Positionen für die elektronischen Unterschriften festzulegen.

Ziehen Sie das Feld für die eigene Unterschrift oder die Unterschrift der Empfänger an die dafür vorgesehene Stelle im Text.

Sie können die Signaturblöcke für jeden hinterlegten Empfänger einzeln formatieren und ausrichten.

Sobald das Feld platziert ist, ist es für den jeweiligen Unterzeichner im Prozess reserviert.

4. Workflow (Ablauf) anpassen

Wechseln Sie zum Schritt "Ablauf". Hier konfigurieren Sie die logische Reihenfolge der Signierenden. Nutzen Sie Drag & Drop, um parallele Unterschriften (im selben Schritt) oder aufeinanderfolgende Abläufe festzulegen.

5. Optionen konfigurieren

Im Reiter "Optionen" können Sie zusätzliche, wichtige Parameter für Ihre Anfrage setzen.

Aktivieren Sie beispielsweise die Pflicht für Namenskürzel auf jeder Seite des Dokuments.

Unter "Sonstiges" können Sie Metadaten zur Signatur einbetten oder Workflowdokumente automatisiert per E-Mail versenden lassen.

Hinterlassen Sie bei Bedarf eine private Nachricht, die in der Benachrichtigungs-E-Mail angezeigt wird.

Überprüfen Sie abschließend alle gewählten Optionen noch einmal im Überblick.

6. Prüfung und Start

Bevor die Anfrage endgültig versendet wird, prüft das System auf mögliche Fehler (z. B. fehlende Signaturfelder bei bestimmten Personen).

Passen Sie bei Fehlermeldungen die Konfiguration entsprechend an, bis die Überprüfung erfolgreich ist, und starten Sie die Anfrage.

✅ Geschafft! Wie geht es jetzt weiter?
Sobald die Anfrage gestartet ist, finden Sie diesen Vorgang im Menüpunkt „Gesendete Anfragen“. Dort können Sie den Fortschritt überwachen (wer hat schon unterschrieben?), Erinnerungen versenden oder das fertige, rechtsgültige Dokument herunterladen. Wie das genau aussieht, haben wir im Abschnitt 3 weiter oben in diesem Artikel für Sie zusammengefasst.

Tipp: Sollten Sie weitere Fragen zur Nutzerverwaltung oder den Signaturdiensten haben, nutzen Sie gerne die entsprechenden Hilfe-Bereiche in Ihrem Dashboard.