Schritt-für-Schritt-Anleitung

Anmeldung und Start

Loggen Sie sich in Ihr FP Sign Konto ein:

⇒ Zum FP Sign Login

Klicken Sie auf Neue Anfrage erstellen.
(Hinweis: Diese Option ist nur sichtbar, wenn Sie über die Berechtigung "Workflow Ersteller" verfügen.)

Dokument hochladen (Schritt 1)

• Laden Sie das Dokument hoch, welches signiert werden soll.
• Optional: Laden Sie Anlagedokumente hoch, die bei der Anfrage mit gesendet, jedoch nicht signiert werden sollen.

Eigene Signatur platzieren (Schritt 2)

In diesem Schritt legen Sie fest, ob und wie Sie selbst unterschreiben möchten:

• Wählen Sie Signieren/Unterzeichnen (oder ein anderes Level), um das Dokument vor dem Versand selbst zu signieren.
• Wählen Sie ein Signaturbild aus oder alternativ laden Sie eines hoch.
• Klicken Sie das Signaturbild an, platzieren Sie es an der gewünschten Stelle im Dokument und bestätigen Sie mit dem blauen Haken.
• Alternativ: Wählen Sie Lesebestätigung (ohne Unterschrift), um das Dokument ohne eigene Signatur zu versenden.

Empfänger hinzufügen (Schritt 3)

Fügen Sie alle Personen hinzu, die das Dokument unterschreiben oder empfangen sollen:

• Füllen Sie das Feld: E-Mail-Adresse des Signaturempfängers. FP Sign prüft, ob der Nutzer bereits bekannt ist.
• Falls nicht bekannt, ergänzen Sie: Vorname, Nachname, (optional) Mobiltelefon und Spracheinstellung.
• Wählen Sie das Signaturlevel aus.
• Anmeldung vor Unterzeichnung: Aktivieren Sie dies, wenn der Empfänger zwingend ein FP Sign Konto benötigen soll.
  • Ohne Aktivierung erfolgt die Signatur über einen Gast-Zugang.
• 2-Faktor-Authentifizierung (Empfohlen): Wählen Sie eine zweite Sicherheitsstufe (z.B. SMS-TAN), besonders bei Gast-Signaturen.
• Private Nachricht: Optional können Sie eine Nachricht eingeben, die nur dieser spezifische Empfänger sieht.
• Klicken Sie auf Empfänger bestätigen. Wiederholen Sie dies für weitere Personen.

Positionierung & Gruppierung

• Definieren Sie über den Button Unterschrift die Signaturpositionen im Dokument.
• Bei Bedarf können Sie Empfänger gruppieren.

Globale Einstellungen / Optionen (Schritt 4)

Hier nehmen Sie Einstellungen vor, die für den gesamten Vorgang gelten:

• Tags: Zur besseren Organisation und späteren Filterung (Öffentliche, Unternehmens- oder Private Tags).
• Metadaten: Legen Sie fest, ob Zeitpunkt und Klarname unter der sichtbaren Unterschrift im PDF erscheinen sollen.
• Ablaufdatum: Definieren Sie einen Zeitpunkt, zu dem der Vorgang automatisch abgebrochen wird.
• Benachrichtigung: Steuern Sie, wer E-Mails bei Abschluss oder Abbruch erhält.
• Nachricht an Gegenzeichner: Ein allgemeiner Kommentar, der für alle Empfänger sichtbar ist.
• Delegation erlauben: Ermöglicht Empfängern, den Vorgang an eine andere zuständige Person weiterzuleiten.
• Kein Dokumentenversand: Verhindert, dass die finalen PDFs als E-Mail-Anhang versendet werden.

Abschluss und Versand (Schritt 5)

Zum Starten der Anfrage haben Sie drei Möglichkeiten:

• Drücken Sie auf Anfrage erstellen, um den Vorgang einfach zu starten.
• Drücken Sie auf Anfrage erstellen und duplizieren, um zu starten und direkt eine identische Kopie für den nächsten Vorgang zu öffnen.
• Drücken Sie auf Als Vorlage speichern, um die Konfiguration für spätere Nutzungen zu sichern.