Signaturanfrage mit Einzeldokument erstellen

Erstellt von Jonas Zweyrohn, Geändert am Do, 28 Nov um 11:32 VORMITTAGS von Jonas Zweyrohn


Führen Sie für die Erstellung einer Anfrage mit einem signaturpflichtigen Dokument folgende Schritte durch:

  1. Loggen Sie sich ein unter https://app.fp-sign.com
  2. Klicken Sie auf Neue Anfrage erstellen
    • Dies wird nur angezeigt, wenn Ihr FP Sign Administrator Ihnen das Recht Workflow Ersteller zugewiesen hat
  3. Folgen Sie Schritt 1und laden Sie ein Dokument hoch
    • (optional) Laden Sie Anlagedokumente hoch, welche bei der Anfrage mitgesendet, jedoch nicht signiert werden sollen
  4. Folgen Sie Schritt 2
    • Wählen Sie Signieren/Unterzeichnen (oder ein anderes Signaturlevel) aus um das Dokument vor versandt selber zu signieren
    • Wählen Sie ein Signaturbild aus oder laden Sie ein eigenes Signaturbild hoch
    • Klicken Sie das Signaturbild an
    • Bewegen Sie das Signaturbild in der Dokumenten an die gewünschte Stelle
    • Bestätigen Sie die Platzierung Sie die Signatur mit dem blauen Haken
       ODER
    • Wählen Sie Lesebestätigung (ohne Unterschrift) um das Dokument ohne eine eigene Signatur zu versenden
  5. Folgen Sie Schritt 3
    • Füllen Sie das Feld: E-Mail-Adresse des Signaturempfängers
    • FP Sign überprüft nun, ob der Empfänger FP Sign bekannt ist
    • Wenn er nicht bekannt ist, dann füllen Sie die Felder: Vorname, Nachname, (optional) Mobiltelefon und Spracheinstellung
    • Wählen Sie das Signaturlevel
    • Wählen Sie Anmeldung vor Unterzeichnungan, damit der Empfänger sich bei FP Sign registrieren bzw. einen FP Sign Account nutzen muss um das Dokument zu unterzeichnen
      • Signaturen ohne Anmeldungen werden von Gastaccounts durchgeführt, die kein registriertes FP Sign Konto benötigen
    • (optional) Wählen Sie eine geeignete Zwei-Wege-Authentifizierung aus, um das Dokument mit einem zweiten Sicherheitsfaktor zu schützen
      • Wir empfehlen immer die SMS TAN zu nutzen, um das Dokument bzw. die Anfrage per E-Mail bei der Signatur mit Gastaccounts zusätzlich zu schützen
  6. (optional) Füllen Sie das Feld Private Nachricht
    • Diese private Nachricht wird nur dem Empfänger bei der Signatur und in der E-Mail der Signaturanfrage angezeigt
  7. Klicken Sie auf Empfänger bestätigen
  8. Wiederholen Sie dies bis alle Empfänger hinzugefügt sind
  9. (optional) Definieren Sie mit dem Knopf Unterschrift die Signaturpositionen
  10. (optional) Gruppieren Sie Empfänger bei Bedarf
  11. (optional) Folgen Sie Schritt 4
    • Tags: Für die bessere Sortierung aller Anfragen können Sie Tags nutzen
      • Öffentliche Tags werden allen Teilnehmern angezeigt
      • Unternehmens-Tags werden Teilnehmern des eigenen FP Sign Mandanten angezeigt
      • Private Tags sehen nur Sie
      • Später können Sie nach Tags suchen und filtern, um bspw. Dokumente einer Art oder eines Vorgangs zu finden
    • Metadaten in sichtbaren Signaturen
      • Sie können entscheiden ob bei Empfängern Metadaten unter der Signatur angezeigt werden sollen. Dies beinhaltet Vor- und Nachname und Zeitstempel.
    • Ablaufdatum festlegen
      • Vorgänge können automatisch abgebrochen und widerrufen werden. Den Zeitpunkt dafür können Sie hier definieren.
    • Benachrichtigung
      • Die Abbruch- und Abschlussbenachrichtigung kann nur an Sie oder an alle Teilnehmer gehen.
    • Nachricht an Gegenzeichner
      • Hier können Sie einen Kommentar hinterlegen, der im Gegensatz zur privaten Nachricht an alle Teilnehmer ausgespielt wird.
    • Delegation erlauben
      • Delegation erlaubt es Empfängern Vorgänge weiterzuleiten bspw. für den Fall, dass jemand Anderes zuständig ist.
    • Workflowdokumente nicht per E-Mail senden
      • In der Abschlussmail werden die signierten und Anlage-Dateien nicht angehangen.
  12. Drücken Sie auf Anfrage erstellen, um die Anfrage zu starten
    ODER
    Drücken Sie auf Anfrage erstellen und duplizieren, um die Anfrage zu starten und eine identisch-konfigurierte Anfrage nochmal aufzurufen
    ODER
    Drücken Sie auf Als Vorlage speichern und hinterlegen Sie einen Namen für die Vorlage, um diese später erneut zu nutzen.

 

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