Wichtige Unterschiede bei Dokumentenmappen

Wenn Sie mehrere Dokumente in einem einzigen Vorgang versenden, gelten folgende Besonderheiten im Vergleich zum Einzelversand:

• Keine Delegation: Die Delegation von Vorgängen steht nur bei Einzeldokumenten zur Verfügung.
• Kein Ablaufdatum: Ein Ablaufdatum für Vorgänge kann nur bei Einzeldokumenten definiert werden.
• Einschränkung beim Status "Zur Information": Unterschreibt ein Empfänger bei mehreren Dokumenten mindestens 1 Dokument, dann kann bei anderen Dokumenten der Dokumentenmappe das Signaturlevel "Zur Information" für diesen Empfänger nicht genutzt werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Erstellung einer Anfrage

Anmeldung und Start

Loggen Sie sich in Ihr FP Sign Konto ein:

⇒ Zum FP Sign Login

Klicken Sie auf Neue Anfrage erstellen.
(Hinweis: Dies wird nur angezeigt, wenn Ihr FP Sign Administrator Ihnen das Recht "Workflow Ersteller" zugewiesen hat.)

Dokumentenauswahl und Reihenfolge (Schritt 1)

• Upload: Laden Sie alle Dokumente hoch, die signiert werden sollen. FP Sign überprüft automatisch, ob die Dokumente signierbar sind.
  • ✔ Grüner Haken: Signierbar.
  • ✖ Rotes X: Überprüfen Sie das Dokument auf Schreibschutz, Beschädigung o.Ä.
• Sortierung: Verschieben Sie die Dokumente in die gewünschte Reihenfolge.
• Benennung: Klicken Sie auf Weiterund hinterlegen Sie den Namen, der für die Dokumentenmappe vergeben wird.
  • Die Empfänger erhalten diesen Namen per E-Mail.

Bearbeitung des ersten Dokuments (Schritt 2 & 3)

Die Signaturanfrage für das erste Dokument wird geöffnet. Optional können Sie hier Anlagedokumente hochladen, welche bei der Anfrage mitgesendet, jedoch nicht signiert werden sollen.

A) Eigene Unterschrift (Optional)

• Wählen Sie Signieren/Unterzeichnen (oder ein anderes Signaturlevel) aus, um das Dokument vor dem Versand selbst zu signieren.
• Wählen Sie ein Signaturbild aus oder laden Sie ein eigenes Signaturbild hoch.
• Klicken Sie das Signaturbild an, bewegen Sie es im Dokument an die gewünschte Stelle und bestätigen Sie die Platzierung mit dem blauen Haken.
• ODER: Wählen Sie Lesebestätigung (ohne Unterschrift), um das Dokument ohne eine eigene Signatur zu versenden.

B) Empfänger hinzufügen

Fügen Sie alle beteiligten Personen hinzu:

• Füllen Sie das Feld: E-Mail-Adresse des Signaturempfängers. FP Sign überprüft nun, ob der Empfänger FP Sign bekannt ist.
• Wenn er nicht bekannt ist, füllen Sie die Felder: Vorname, Nachname, (optional) Mobiltelefon und Spracheinstellung.
• Wählen Sie das Signaturlevel.
• Anmeldung vor Unterzeichnung: Wählen Sie dies an, damit der Empfänger sich bei FP Sign registrieren bzw. einen FP Sign Account nutzen muss, um das Dokument zu unterzeichnen.
  • Signaturen ohne Anmeldungen werden von Gastaccounts durchgeführt, die kein registriertes FP Sign Konto benötigen.
• 2-Faktor-Authentifizierung (Optional):Wählen Sie eine geeignete Zwei-Wege-Authentifizierung aus, um das Dokument mit einem zweiten Sicherheitsfaktor zu schützen.
  • Wir empfehlen immer die SMS TAN zu nutzen, um das Dokument bzw. die Anfrage per E-Mail bei der Signatur mit Gastaccounts zusätzlich zu schützen.
• Private Nachricht (Optional): Diese Nachricht wird nur dem Empfänger bei der Signatur und in der E-Mail der Signaturanfrage angezeigt.
• Klicken Sie auf Empfänger bestätigen. Wiederholen Sie dies, bis alle Empfänger hinzugefügt sind.

C) Positionierung & Gruppierung

• Definieren Sie (optional) mit dem Knopf Unterschrift die Signaturpositionen so oft wie benötigt.
• Optional können Sie Empfänger gruppieren.

Globale Einstellungen / Optionen (Schritt 4)

Hier können Sie (optional) weitere Einstellungen vornehmen:

• Tags: Für die bessere Sortierung aller Anfragen können Sie Tags nutzen. Später können Sie nach Tags suchen und filtern, um bspw. Dokumente einer Art oder eines Vorgangs zu finden.
  • Öffentliche Tags: Werden allen Teilnehmern angezeigt.
  • Unternehmens-Tags: Werden Teilnehmern des eigenen FP Sign Mandanten angezeigt.
  • Private Tags: Sehen nur Sie.
• Metadaten in sichtbaren Signaturen: Sie können entscheiden, ob bei Empfängern Metadaten unter der Signatur angezeigt werden sollen. Dies beinhaltet Vor- und Nachname und Zeitstempel.
• Ablaufdatum festlegen: (Hinweis: Ablaufdatum für Vorgänge steht nur bei Einzeldokumenten zur Verfügung).
• Benachrichtigung: Die Abbruch- und Abschlussbenachrichtigung kann nur an Sie oder an alle Teilnehmer gehen.
• Nachricht an Gegenzeichner: Hier können Sie einen Kommentar hinterlegen, der im Gegensatz zur privaten Nachricht an alle Teilnehmer ausgespielt wird.
• Workflowdokumente nicht per E-Mail senden: In der Abschlussmail werden die signierten und Anlage-Dateien nicht angehangen.

Weitere Dokumente bearbeiten & Abschluss

Drücken Sie auf Nächstes Dokument.

• Die Einstellungen dieses Dokumentes (Meine Signatur, Empfänger und Optionen) werden auf das nächste Dokument übertragen.
• Bearbeiten Sie bei Bedarf die Signaturlevel der Empfänger, oder auch Ihre eigenen, je Dokument der Dokumentenmappe.
  • Wichtig: Ein Empfänger muss mindestens das Signaturlevel "Lesebestätigung" besitzen, um andere Dokumente der Mappe signieren zu können.
• Platzieren Sie bei Bedarf erneut Ihre eigene oder die Signaturpositionen der Empfänger.

Wiederholen Sie die Schritte für alle weiteren Dokumente. Klicken Sie beim letzten Dokument auf Anfrage abschließen und Ihre Dokumentenmappe wird gestartet.