FAQ FP Sign

Oui, la signature électronique est juridiquement valable conformément au règlement eIDAS. Il définit un cadre uniforme permettant d'utiliser les possibilités d'identification électronique et les services de confiance au-delà des frontières nationales.

FP Sign répond aux exigences de l'eIDAS, en vigueur depuis le 1er juillet 2016, pour les signatures PaDES utilisées (ETSI TS 119 142-1 ou DIN EN 319 142-1:2016-08). L'eIDAS offre aux utilisateurs le grand avantage d'une protection juridique à l'échelle européenne. Les cas d'application concrets sont par exemple les relations commerciales transfrontalières.

Par le biais de nos partenaires Bundesdruckerei et Swisscom, FP Sign répond en outre aux exigences de la loi sur les services de confiance (VDG).

En tant qu'utilisateur, vous pouvez déterminer vous-même le niveau de sécurité et donc l'effet de preuve et la validité juridique d'un document en choisissant le type de signature.

Il existe trois niveaux de signature différents pour signer électroniquement des documents numériques.

La signature électronique simple (SES, Simple electronic signature) est comparable à une image que vous insérez dans votre document.

Visuellement, votre signature est certes présente dans le document, mais la signature et le document peuvent être manipulés et n'ont donc aucune valeur probante pour vous. Avec FP Sign, nous souhaitons suivre exclusivement les normes de sécurité les plus élevées et ne proposons donc que des variantes de signature de qualité supérieure.

La signature électronique avancée (AES, Advanced Electronic Signature) : Elle assure l'intégrité du document tant à l'expéditeur qu'au destinataire.

Une vérification de la signature indique qu'elle n'a pas été modifiée - en cas de manipulation, elle ne serait pas valable.

Si, en tant qu'expéditeur, vous optez pour une protection supplémentaire via la procédure SMS-TAN, vous augmentez en outre la sécurité de l'identité de votre interlocuteur - vous vous assurez ainsi en plus que votre document est signé par la personne que vous souhaitez atteindre par ce biais.

La signature avancée est suffisante pour une grande partie de tous les documents en Allemagne (par ex. pour les offres et les mandats, les documents de courtage, les bons de livraison, les achats, les demandes de congé, etc.)

La signature électronique qualifiée (QES, Qualified Electronic Signature) : Le niveau de signature le plus élevé et le plus sûr en Europe. Pour pouvoir apposer une telle signature sur un document numérique, le signataire doit s'identifier clairement et une seule fois. Selon le fournisseur et le pays, cela fonctionne par exemple via la procédure VideoIdent, via une identification sur place ou via la procédure PostIdent. Il est également possible de s'identifier à l'aide de la carte d'identité électronique (eID).

L'identification est ici obligatoire : la QES est liée à la personne et, selon eIDAS, elle remplace la signature manuscrite. Elle vous permet de signer des contrats valides, comme un contrat de location numérique ou une déclaration d'impôts.

Dans notre portail HiIfe, vous trouverez de nombreuses informations utiles sur les processus documentaires courants.

Grâce à la signature numérique, vous pouvez numériser entièrement le cycle de vie de vos documents.

Cela signifie que vous n'avez pas de rupture de média dans votre processus, mais que vous pouvez également transmettre numériquement des processus numériques à des personnes externes.

Par rapport au processus papier, vous économisez non seulement des frais de matériel et de port (frais administratifs) pour l'envoi postal des documents, mais vous simplifiez et accélérez en même temps énormément le traitement des processus commerciaux et économisez ainsi de précieuses ressources pour vous, vos clients et vos partenaires.

FP Sign stocke vos données exclusivement dans son propre cloud, dans des centres de données allemands certifiés par l'Office fédéral de la sécurité des technologies de l'information (BSI) (certification ISO 27001 sur la base de la protection informatique de base).

Cette certification est renouvelée chaque année. FP Sign utilise exclusivement des serveurs allemands.

Votre compte est maintenu gratuitement, ce qui vous permet de suivre vos processus de signature actuels aussi longtemps que vous le souhaitez, même après la fin de la période d'essai.

En outre, toutes les informations relatives à l'intégrité et à la sécurité juridique du document signé sont contenues dans le fichier PDF que vous avez enregistré et sont donc conservées même après un téléchargement et l'expiration de la période d'essai.

En tant qu'entreprise, vous êtes responsable d'un archivage conforme à la GDPdU et à la GoBD.

FP Sign prend en charge l'authentification à deux facteurs par SMS TAN ou par connexion au système.

Pour le SMS TAN, le numéro de téléphone portable doit être enregistré lors de la création de la procédure de signature. Si aucun numéro de portable n'est disponible, il est également possible d'indiquer un numéro de téléphone fixe.

Dans ce cas, le TAN est lu par téléphone. Dès que le contre-signataire s'enregistre également, il peut modifier son numéro dans les paramètres du profil si nécessaire.

Oui, vous pouvez tester la solution de signature numérique FP Sign gratuitement et sans engagement.

Le test ne commence qu'au moment où vous lancez votre première demande de signature et se termine automatiquement après la période d'essai.

Cliquez ici pour plus d'informations et pour vous inscrire :

Utilisation de Swisscom

Utilisation de sign-me

FP Sign a été développé en Allemagne par FP Digital Business Solutions GmbH, une filiale de Francotyp-Postalia Holding AG.

Les solutions et le savoir-faire de FP Digital Business Solutions GmbH vont de la communication par courrier hybride à l'externalisation de l'ensemble de la gestion des entrées et sorties de documents physiques et numériques, en passant par les signatures électroniques et les solutions pour les transactions juridiques électroniques.

À cela s'ajoutent des solutions d'automatisation sur mesure basées sur l'apprentissage automatique pour les processus complexes de communication et de flux de travail. En tant que groupe centenaire, nous avons été confrontés aux défis de la transformation numérique et nous savons que beaucoup connaissent la destination, mais pas le chemin.

Nous avons structuré notre portefeuille de produits de manière à pouvoir soutenir les entreprises à chaque étape de leur transformation en fonction des processus.

Oui, toutes les réservations sont possibles dans la zone d'administration de FP Sign sous Facturation et contrat.

Vous trouverez cette section ici

Le fait que le SMS TAN de FP Sign n'arrive pas peut avoir plusieurs causes :

1. Le numéro mobile dans FP Sign est mal enregistré et doit être modifié
2. L'envoi du SMS dans FP Sign a bien lieu, mais le SMS est stoppé et n'est pas livré en raison de la voie d'expédition entre les opérateurs de télécommunications (comme par exemple Telekom vers Vodafone).

Vous avez plusieurs solutions possibles :

1. Vérifiez l'exactitude des 4 derniers chiffres du numéro de mobile affiché
2. Utilisez le bouton "Enregistrer un nouveau numéro de portable" pour corriger le numéro de portable enregistré dans FP Sign. Confirmez ensuite la modification en cliquant sur le lien figurant dans l'e-mail correspondant.
3. 3. utilisez le bouton "Recevoir le TAN par appel" pour que le SMS TAN soit lu par appel. Si le numéro de téléphone est correct, cet appel devrait toujours arriver.

Vous trouverez d'autres informations utiles à ce sujet dans le manuel, dans les annexes ci-dessous.

Oui, le FP Sign est disponible en plusieurs langues.

Nous travaillons constamment à l'amélioration de FP Sign. Vous pouvez définir la langue du contresignataire dans FP Sign et celui-ci recevra non seulement un affichage correspondant, mais aussi des communications par e-mail dans la langue en question.

Oui, une suppression et/ou une fonction de rappel automatisée peuvent être ajoutées en option. Vous déterminez alors le rythme de la suppression ou des notifications.

Pour cela, prenez contact avec nous.

Oui, car la signature numérique peut garantir la lisibilité d'un document pour une période de conservation allant jusqu'à 110 ans.

Grâce à la protection de l'intégration, toute modification ultérieure du document serait en outre immédiatement indiquée. Sur cette base, les documents signés avec FP Sign peuvent être archivés de manière à ce qu'ils soient sûrs en matière de révision et conformes à la réglementation GoBD - ils répondent à toutes les exigences légales en matière de conservation des documents.

Nous proposons en outre des produits qui permettent l'archivage à long terme de documents signés. Les signatures éventuellement expirées sont alors remplacées par de nouvelles signatures.

N'hésitez pas à nous contacter pour trouver une solution adaptée à vos besoins. Nous vous conseillons de manière approfondie, des bases de la directive à la certification éventuelle, en passant par la planification, la mise en œuvre et la documentation.

Profitez de nos conseils professionnels complets et gagnez du temps dans la transformation numérique de votre entreprise.

Il est possible soit de regrouper plusieurs documents en un seul et de les trier à volonté, soit de créer une demande de signature avec plusieurs documents sous forme de porte-documents.

En fonction de cela, le destinataire peut alors signer plusieurs documents ou un document regroupé.

Dans l'administration FP Sign, vous avez accès à chaque objet et texte de mail de FP Sign et pouvez les adapter selon vos propres spécifications.

Avec une connexion au serveur de messagerie FP Sign, vous pouvez également personnaliser l'adresse d'envoi et les mentions légales des e-mails FP Sign. Pour personnaliser les demandes, vous pouvez envoyer des informations ou des messages supplémentaires via le "commentaire à tous" ou le "message privé au contre-signataire".

Non, FP Sign met à disposition des images de signature sélectionnables. Il est également possible de télécharger et d'utiliser ses propres images de signature.

En tant que créateur de la demande de signature, vous pouvez placer librement des positions de signature sur toutes les pages du document.

Ceux-ci sont marqués d'un drapeau pour les contre-signataires. Si vous ne définissez pas de position, le contre-signataire peut la placer librement.

Si vous avez connecté une application leader, par exemple votre ERP ou DMS, au FP Sign via l'API, des ancres peuvent également être placées.

Nous pouvons volontiers nous entretenir individuellement à ce sujet.

Lorsque vous envoyez un document à vos contresignataires pour qu'ils le signent via FP Sign, ils ont plusieurs options.

1. Les contresignataires peuvent refuser de signer un document en envoyant une justification.
2. Les contresignataires peuvent signer le document avec une image de signature propre ou prédéfinie par le système.
3. Le FP Sign permet également d'échanger des fichiers PDF inscriptibles, souvent utilisés par exemple sous forme de questionnaires. Le contresignataire peut remplir de tels documents - éventuellement pré-remplis -, les signer et vous les renvoyer en tant qu'expéditeur via FP Sign. Les contresignataires peuvent également déléguer des demandes, par exemple lorsqu'une signature supplémentaire ou différente est nécessaire. Pour cela, il faut que la délégation ait été autorisée lors de la création du workflow.

Vous pouvez décider si les cosignataires recevront les documents par e-mail après la signature. Sinon, les destinataires disposant d'un compte FP Sign peuvent télécharger les documents directement à partir de FP Sign via un téléchargement sécurisé et crypté.

La carte de signature et le lecteur de carte ne sont plus nécessaires. Vous utilisez l'option de signature à distance de nos partenaires, Bundesdruckerei ou Swisscom.

Oui, c'est possible. Le contresignataire est alors guidé à travers un processus d'identification et peut le terminer par vidéo-identification ou par nPA, pour ensuite signer électroniquement de manière qualifiée.

Vous trouverez des informations détaillées à ce sujet dans notre rubrique d'aide sous"Signature électronique qualifiée".

Selon la méthode d'identification choisie par nos partenaires de l'imprimerie fédérale ou de Swisscom, l'identité est établie sur la base d'une carte d'identité ou d'un passeport en cours de validité et d'un certificat de résidence.

Grâce à cette procédure, l'identité est couplée à la signature électronique. La QES répond ainsi aux exigences légales en matière de respect de la forme écrite.

Vous trouverez des informations détaillées à ce sujet dans notre rubrique d'aide sous"Signature électronique qualifiée".

Les possibilités d'identification suivantes sont disponibles : - la nouvelle carte d'identité (nPA) - l'identification vidéo - en fonction du VDA, également l'identification bancaire ou l'auto-identification par les employés

La QES est liée à une personne et, selon eIDAS, elle est équivalente à votre signature manuscrite.

Pour utiliser la QES, une identification unique est nécessaire. Vous trouverez des informations détaillées à ce sujet dans notre rubrique d'aide sous "Signature électronique qualifiée".

Avec FP Sign, il est devenu facile de signer numériquement et en toute sécurité des documents tels que des contrats, des NDA ou des procurations.

Chaque livraison d'e-mail depuis FP Sign se fait bien sûr avec le cryptage TLS - mais que faire si votre destinataire ne propose pas de cryptage TLS ou seulement un cryptage obsolète ?

Ou si vous souhaitez en plus protéger un document par un mot de passe ?

Nous avons la solution pour cela - le module complémentaire SECUREMAIL. Grâce à cet add-on, vous pouvez désormais envoyer des e-mails cryptés de manière sécurisée directement à partir de FP Sign, sans rupture de média gênante.

SECUREMAIL pour FP Sign est proposé par l'entreprise informatique et cryptographique comcrypto. Votre e-mail, qui contient des documents sensibles et signés, est transmis en arrière-plan et en toute simplicité via la passerelle de comcrypto.

N'hésitez pas à réserver cette fonction directement lors de la réservation en ligne. Après la réservation, vous recevrez une confirmation de réservation et comcrypto s'occupera, avec l'équipe FP Sign, de la prise de contact, de l'installation de votre passerelle et de la connexion à FP Sign.

Il existe 2 procédures différentes qui dépendent de l'addon réservé :

La connexion au serveur de messagerie, la page de remerciement ou Whitelabel Pro sont configurées dans le FP Sign Cloud. Pour ce faire, vous recevrez des informations par e-mail après la commande, afin que nous puissions procéder à l'installation pour vous. Vous téléchargez chez nous l'installation souhaitée et nous lançons ensuite la commande d'installation.

Le rappel automatique, les espaces réservés et EO Comfort sont des addons pour le FP Sign DATEV Connector. Après la commande, ces fonctions sont automatiquement disponibles pour vous dans les paramètres du FP Sign DATEV Connector et peuvent être activées en quelques clics.

Dans l'Installguide ou manuel d'utilisation en annexe de cette page du FP Sign DATEV Connector, vous trouverez des explications et des précisions sur les fonctions.

En tant que créateur du processus de signature, vous décidez si les contresignataires ont besoin d'un compte propre et gratuit.

Il est également possible de signer les documents sans avoir de compte personnel. Dans ce cas, nous recommandons une authentification à deux facteurs par SMS TAN.

Oui, FP Sign permet de personnaliser l'ensemble de l'interface selon votre identité visuelle. Le Whitelabeling Pro vous offre la possibilité d'échanger des logos, des images, des couleurs et des liens dans FP Sign et d'utiliser votre look&feel pour la signature numérique. Cette option est incluse dans le bundle DATEV Pro pour les conseillers fiscaux, par exemple.

Vous trouverez un exemple de whitelabeling sur notre page pour les conseillers fiscaux.

Oui, vous pouvez utiliser FP Sign par le biais d'un navigateur ou de notre application FP Sign Mobile, qui est disponible pour iOS et Android.

Oui, les fichiers PDF modifiables ou les formulaires PDF peuvent être utilisés, remplis et signés dans FP Sign. Exemple : PDF X Change, Adobe Pro.

FP Sign permet de signer des fichiers PDF, y compris dans les différents formats PDF/A. Vous pouvez également traiter des fichiers Word ou Excel dans FP Sign. Ceux-ci sont d'abord convertis en PDF, puis signés numériquement.

La fonction "Déposer un nouveau numéro de téléphone portable" offre la possibilité de modifier les numéros de téléphone pour tous les utilisateurs FP Sign qui ont reçu une procédure de signature avec SMS TAN.

Elle se trouve directement sur la page de connexion de FP Sign, en bas à droite. Cette option n'est disponible que si vous vous êtes déjà connecté.

Une autre possibilité est d'utiliser cette fonction dans le menu de saisie du TAN. Après la saisie du nouveau numéro d'appel, un e-mail de confirmation est envoyé et la modification doit être confirmée via le lien qu'il contient.

Si vous modifiez votre numéro d'appel, le nouveau numéro d'appel sera également intégré dans la signature. Vous trouverez d'autres informations utiles à ce sujet dans le manuel ci-dessous.

FP Sign vous permet d'apposer facilement une signature électronique sur un document.

Pour cela, il vous suffit, en tant qu'expéditeur, de télécharger le document, de le signer numériquement en un clic et de l'envoyer au contre-signataire - et le tour est joué.

En tant que contresignataire, vous recevrez un message avec un lien et serez automatiquement guidé à travers le simple processus de signature.

Lors de la révocation d'une demande de signature, FP Sign envoie de manière entièrement automatique un e-mail à toutes les personnes concernées pour les informer que la demande de signature a été révoquée. Vous ne souhaitez pas que l'e-mail "Révocation d'une demande de signature" soit envoyé ?

Ensuite, ouvrez vos demandes envoyées dans FP Sign. Ensuite, cliquez sur "Mettre en pause", puis sur "Révoquer". En mettant en pause, aucun e-mail n'est diffusé aux destinataires du workflow.

Si vous envoyez une demande de signature avec une signature avancée, vous pouvez indiquer en tant qu'expéditeur que le destinataire doit la sécuriser - dans le cas d'une signature qualifiée, c'est même obligatoire.

La sécurisation fonctionne via une procédure SMS-TAN (similaire à la banque en ligne). Dans certains pays, comme la Suède, la sécurisation fonctionne via l'identifiant bancaire.

Non, les contresignataires n'ont en principe besoin ni d'un logiciel ni d'un compte chez FP Sign - la signature numérique avec une signature avancée est possible sans compte propre.

En tant qu'expéditeur d'un document, vous pouvez toutefois prédéfinir que vos destinataires ont besoin d'un compte. Pour pouvoir signer avec la signature électronique qualifiée (QES), particulièrement sûre, l'expéditeur et le destinataire ont tous deux besoin d'un compte auprès de FP Sign, ainsi que - à des fins d'identification univoque - d'un deuxième compte auprès de Bundesdruckerei ou de Swisscom.

Pour pouvoir signer et échanger des documents électroniquement avec FP Sign, vous devez avoir un compte FP Sign en tant qu'expéditeur.

Dans le cadre d'une solution d'entreprise, cela peut déjà être intégré dans des programmes CRM ou ERP existants. Sinon, vous pouvez vous inscrire directement sur le portail fp-sign.com et créer un compte.

En tant que bénéficiaire, vous n'avez pas nécessairement besoin d'un compte chez FP Sign.

Vous déterminez dans l'interface d'administration qui a besoin d'une licence FP Sign. Vous pouvez également y gérer vos licences sous "Facturation et contrat".

Une licence de créateur de workflows est liée au droit d'envoyer des processus de signature à un nombre illimité de contre-signataires. Les contre-signataires purs et les destinataires de demandes n'ont pas besoin de licence.

Oui, si vous le souhaitez, nos experts vous conseillent non seulement sur l'implémentation de FP Sign en tant que solution de signature intégrée, mais ils sont également à vos côtés lorsqu'il s'agit de numériser et d'optimiser vos processus.

N'hésitez pas à nous contacter !

Vous pouvez également télécharger le manuel FP Sign dans notre Helpcenter.

Vous trouverez ici, outre des explications et des vidéos utiles, notre glossaire qui constitue un aperçu précieux de différents processus d'entreprise.