Créer une demande de signature avec plusieurs documents

Dans FP Sign, vous pouvez créer des demandes de signature avec un ou plusieurs documents devant être signés. Il existe quelques différences dans la création, les fonctions disponibles et le traitement chez le signataire.

Les processus comportant plusieurs documents nécessitant une signature sont également appelés "porte-documents".

Dans ces fonctions, nous faisons une distinction :

• La délégation des demandes n'est disponible que pour les documents individuels
• La date d'expiration des demandes n'est disponible que pour les documents individuels.
• Si un destinataire signe au moins un document parmi plusieurs, le niveau de signature "Pour information" ne peut pas être utilisé pour d'autres documents du porte-documents pour ce destinataire.

Pour créer une demande avec un document nécessitant une signature, suivez les étapes suivantes :

1. Connectez-vous sur https://app.fp-sign.com
2. Cliquez sur Créer une nouvelle demande.
   • Ceci n'apparaît que si votre administrateur FP Sign vous a attribué le droit de créer un flux de travail.
3. Suivez l 'étape 1 et téléchargez les documents qui doivent être signés.
   
   • FP Sign vérifie si les documents peuvent être signés.
   • Crochet vert = peut être signé
   • X rouge = vérifiez que le document n'est pas protégé en écriture, endommagé, etc.
4. Déplacez les documents dans l'ordre souhaité
5. Cliquez sur Suivant
6. Enregistrez le nom qui sera attribué au porte-documents.
   • Les destinataires le reçoivent par e-mail
7. La demande de signature pour le premier document s'ouvre
8. (facultatif) Téléchargez des documents annexes qui doivent être envoyés en même temps que la demande, mais qui ne doivent pas être signés.
9. Suivez l 'étape 2
   • Sélectionnez Signer/Signer (ou un autre niveau de signature) pour signer vous-même le document avant de l'envoyer.
   • Sélectionnez une image de signature ou téléchargez votre propre image de signature.
   • Cliquez sur l'image de signature
   • Déplacez l'image de la signature à l'endroit souhaité dans le document.
   • Confirmez le placement de la signature en cliquant sur la coche bleue.
     OU
   • Sélectionnez Confirmation de lecture (sans signature) pour envoyer le document sans votre propre signature.
10. Suivez l 'étape 3
    • Remplissez le champ : Adresse e-mail du destinataire de la signature.
    • FP Sign vérifie maintenant si le destinataire est connu de FP Sign.
    • S'il n'est pas connu, remplissez les champs : Prénom, nom, (facultatif) téléphone portable et choix de la langue.
    • Sélectionnez le niveau de signature
    • Sélectionnez Inscription avant signaturepour que le destinataire doive s'inscrire auprès de FP Sign ou utiliser un compte FP Sign pour signer le document.
      • Les signatures sans inscription sont effectuées par des comptes invités qui n'ont pas besoin d'un compte FP Sign enregistré.
    • (facultatif) Choisissez une authentification bidirectionnelle appropriée pour protéger le document avec un deuxième facteur de sécurité.
      • Nous recommandons de toujours utiliser le SMS TAN pour protéger davantage le document ou la demande par e-mail lors de la signature avec des comptes invités.
11. (facultatif) Remplissez le champ Message privé.
    • Ce message privé ne sera affiché qu'au destinataire dans la signature et dans l'e-mail de demande de signature.
12. Cliquez sur Confirmer le destinataire
13. Répétez cette opération jusqu'à ce que tous les destinataires soient ajoutés.
14. (facultatif) Définissez les positions de signature aussi souvent que nécessaire à l'aide du bouton Signature .
15. (en option) Regrouper les destinataires
16. (facultatif) Suivez l'étape 4
    • Tags : pour mieux trier toutes les demandes, vous pouvez utiliser des tags.
      • Les tags publics sont affichés pour tous les participants
      • Les tags d'entreprise sont affichés pour les participants de votre propre client FP Sign.
      • Les tags privés ne sont visibles que par vous.
      • Plus tard, vous pouvez rechercher et filtrer les tags, par exemple pour trouver les documents d'un type ou d'un processus.
    • Métadonnées dans les signatures visibles
      • Vous pouvez décider si les métadonnées des destinataires doivent être affichées sous la signature. Cela comprend le prénom, le nom et l'horodatage.
    • Définir la date d'expiration
      • Les processus peuvent être automatiquement interrompus et révoqués. Vous pouvez définir ici la date d'expiration.
    • Notification
      • La notification d'annulation et de clôture peut être adressée uniquement à vous ou à tous les participants.
    • Message aux contre-signataires
      • Vous pouvez déposer ici un commentaire qui, contrairement au message privé, sera diffusé à tous les participants.
    • Ne pas envoyer les documents de workflow par e-mail
      • Dans le mail de clôture, les fichiers signés et les fichiers joints ne sont pas joints.
17. Appuie sur Document suivant
    • Les paramètres de ce document (Ma signature, Destinataire et Options) sont transférés au document suivant.
18. Si nécessaire, modifiez les niveaux de signature des destinataires pour chaque document duporte-documents.
    • Un destinataire doit avoir au moins le niveau de signature Confirmation de lecture pour pouvoir signer d'autres documents du dossier. 
19. Si nécessaire, placez à nouveau votre propre signature ou celle des destinataires.
20. Répétez les étapes
21. Cliquez sur Terminer la demande pour le dernier document et votre porte-documents sera lancé.