Admin Oberfläche

INHALTSVERZEICHNIS

• Die Admin - Oberfläche
• 1. Das Dashboard
• 2. Benutzerverwaltung
  • Benutzer suchen und bearbeiten
  • Neuen Benutzer anlegen
  • Benutzerrollen
  • Benutzer importieren (CSV)
• 3. E-Mail Texte (Vorlagen)
• 4. Protokoll (Admin-Protokollansicht)
• 5. Einstellungen
• 6. Abrechnung und Vertrag
• 7. Whitelabel (Optional)

Die Admin - Oberfläche

Die Admin - GUI ist entweder über diesen Link erreichbar, oder über das Drop-Down Menü direkt in FP-Sign.

1. Das Dashboard

Nach dem Login erscheint das Dashboard, welches einen sofortigen Überblick über die wichtigsten Metriken und Einstellungen bietet. Der Zugriff auf die detaillierten Untermenüs erfolgt über die Pfeil-Icons in den jeweiligen Kacheln oder über die Seitenleiste:

• Visitenkarte: Anzeige der für den Mandanten hinterlegten Unternehmens- und Kontaktdaten.
• Workflow Gesamt: Statistische Übersicht über erstellte und beantwortete Workflows.
• Einstellungen: Zusammenfassung der aktuellen Konfigurationen (z. B. Passwortgültigkeit, Sendername, Autovervollständigung).

2. Benutzerverwaltung

Benutzer suchen und bearbeiten

In der Benutzerübersicht können gezielt Benutzer gesucht und deren Rechte verwaltet werden.

• Suchfilter: Die Liste lässt sich nach E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname, Benutzerrolle oder Status (Aktiv/Inaktiv) filtern.
• Status ändern: Nach Auswahl eines Benutzers werden dessen Details angezeigt. Der Status lässt sich hier prüfen und über die entsprechende Schaltfläche von Aktiv auf Inaktiv (und umgekehrt) setzen.

Neuen Benutzer anlegen

Über die Funktion Neuer Nutzer anlegen kann dem Mandanten manuell ein Benutzer hinzugefügt und mit Benutzerrollen berechtigt werden.

Pflichtfelder:

• E-Mail-Adresse
• Geschlecht / Anrede
• Vorname & Nachname
• Herkunft (Land)

Optionale Felder:

• Mobilfunknummer

Benutzerrollen

Jedem Benutzer kann eine Rolle mit spezifischen Berechtigungen zugewiesen werden, werden keine Rollen zugewiesen, ist der neue Nutzer nur Portal User:

• Admin: Zugriff auf die Admin-Oberfläche zur Verwaltung von Benutzern und Mandanteneinstellungen. Diese Rolle beinhaltet keine Berechtigung zum Erstellen von Workflows.
• Workflow-Ersteller: Berechtigung zum Erstellen und Versenden von Dokumenten, Wird für den Login im FP Sign DATEV Connector benötigt .
• Technischer Benutzer: Spezielle Rolle für API-Integrationen und automatisierte Prozesse.

Benutzer importieren (CSV)

Für die massenhafte Anlage von Benutzern steht eine Import-Funktion zur Verfügung. Hierfür ist die Schaltfläche Datei importieren zu wählen.

Anforderungen an die CSV-Datei:

• Kodierung: UTF-8
• Trennzeichen: Semikolon (;)
• Spaltenreihenfolge (4 Spalten): E-Mail-Adresse; Vorname; Nachname; Mobilfunknummer

3. E-Mail Texte (Vorlagen)

Im Bereich E-Mail Texte lassen sich standardisierte Begleittexte für den Versand von Workflows definieren, um den Arbeitsprozess für die Endanwender zu beschleunigen.

• Die Auswahl der gewünschten Vorlage erfolgt unter E-Mail Textschlüssel.
• Anschließend kann das Textfeld ausgefüllt und formatiert werden.

Wichtiger Hinweis zum Speichern:
Die Eingabemaske verfügt über zwei separate Schaltflächen zum Speichern, deren unterschiedliche Funktion zu beachten ist:

• Der obere Button „Speichern“ sichert ausschließlich die Betreffzeile.
• Der untere Button „Speichern“ (unterhalb des Editors) sichert den eigentlichen E-Mail-Text.

4. Protokoll (Admin-Protokollansicht)

Die Protokollansicht dient der Nachvollziehbarkeit administrativer Tätigkeiten innerhalb des Mandanten. In diesem Bereich werden keine Workflows angezeigt.

Stattdessen werden Aktionen der Benutzerverwaltung protokolliert. Dazu zählen beispielsweise:

• Das Anlegen neuer Benutzer.
• Die Zuweisung oder der Entzug von Benutzerrollen.

Es ist ersichtlich, welcher Benutzer zu welchem Zeitpunkt diese administrativen Änderungen vorgenommen hat.

5. Einstellungen

In diesem Bereich werden die globalen Parameter für den Mandanten konfiguriert:

• Passwortgültigkeit: Definition, ob und wann Passwörter ablaufen (z. B. "läuft nie ab" oder Auswahl einer Zeitspanne). Hinweis: Diese Einstellung wird bei SSO-Nutzern (Single Sign-On) ignoriert.
• Sendername: Festlegung des Namens, der als Absender bei E-Mails angezeigt wird.
• Autovervollständigung E-Mail: Bei Aktivierung werden z. B. alle Benutzer des Mandanten als Kontakte hinterlegt, um die Auswahl von Empfängern zu erleichtern.
• SignMe (QES/AES) Einstellungen:
  • Ermöglicht Signaturanfragen (QES/AES) für Empfänger, die noch über kein eigenes Identitätskonto verfügen.
  • Achtung: Bei Aktivierung werden die Kosten für den Signaturvorgang sowie die Identifizierung für alle Workflow-Teilnehmer vom Mandanten übernommen.

6. Abrechnung und Vertrag

Durch Auswahl des Menüpunkts Abrechnung und Vertrag erfolgt eine automatische Weiterleitung in das FP Self Service Portal. Details zur Verwaltung der Vertragsdaten sind in einem separaten Artikel beschrieben. 

7. Whitelabel (Optional)

Dieser Menüpunkt erscheint ausschließlich in der Seitenleiste, sofern die Option Whitelabel gebucht wurde.

In diesem Bereich lässt sich das Erscheinungsbild von FP Sign vollständig an das eigene Corporate Design anpassen. Dies umfasst:

• Einrichtung einer eigenen Subdomain.
• Anpassung von Farben und Schriftarten.
• Individualisierung der Login-Seite und rechtlicher Verlinkungen.